Uma lista de tarefas parece uma daquelas coisas que quase todo mundo no planeta tem, seja uma lista antiga escrita à mão em um caderno de papel ou algum tipo de aplicativo.
Pessoalmente, porém, não tenho nenhum tipo de lista de tarefas convencional. Em vez disso, há décadas tenho o hábito de usar um calendário como minha lista de tarefas, e aqui estão os motivos pelos quais você também pode querer tentar…
Quando se trata de gerenciamento de tarefas e listas de tarefas, existem literalmente dezenas de sistemas diferentes por aí. Fazendo as coisas, Bullet Journal, PARA, Eisenhower Matrix, Ivy Lee, Eat the Frog, MITs, MoSCoW, 1-3-5, Kanban… eu poderia continuar.
Sou um cara que gosta de sistemas: organizar coisas é basicamente um hobby para mim. Eu poderia absolutamente descer em qualquer uma dessas tocas de coelho e tentar organizar minha vida de qualquer uma dessas maneiras. Em vez disso, porém, há muito tempo criei uma abordagem simples, mas altamente eficaz, que tenho usado desde então.
Aconteceu depois que eu estava olhando para um longo conjunto de listas de tarefas categorizadas e me perguntando quando seria realmente capaz de completá-las. Decidi que a solução seria examiná-los em ordem de prioridade, calcular aproximadamente quanto tempo cada item levaria e depois agendar cada um em minha agenda.
Essa abordagem alcançou duas coisas. Primeiro, as coisas que eu realmente precisava fazer foram agendadas e depois feitas. Em segundo lugar, percebi como era irrealista completar todos os itens da minha lista, então fui forçado a excluir aqueles que simplesmente não iriam acontecer.
Depois disso, decidi eliminar o intermediário e simplesmente agendar cada tarefa assim que surgisse. Ou seja, eu decido quando vou fazer e programo na minha agenda para aquele horário. Eu uso esse sistema desde então e o recomendo fortemente.
É claro que a vida não corre perfeitamente conforme planejado, então às vezes preciso reprogramar as coisas, mas isso é apenas o caso de arrastar um item de um horário ou dia para outro.
Também uso uma série de calendários codificados por cores para me dar uma visão geral do meu dia, semana ou mês. Já escrevi sobre isso antes, então você pode ler mais sobre isso aqui.
Aqui estão todos os motivos pelos quais eu recomendaria experimentar este sistema…
Itens urgentes e de alta prioridade são realizados rapidamente
Não dependo de códigos de cores, pontos de exclamação, códigos de prioridade ou qualquer outra coisa para indicar que um item é urgente ou de alta prioridade. Eu simplesmente atribuo esses itens a um horário antecipado.
Outras tarefas também são realizadas de forma confiável
Tarefas menos urgentes ou importantes podem receber intervalos de tempo posteriores, mas ainda há uma hora e data atribuídas para elas. Isso significa que os itens não ficam apenas em algum lugar de uma lista empoeirada, mas também aparecem como alertas de calendário em um horário não atribuído a mais nada.
Minha lista de tarefas permanece realista
Acho que todos nós temos essa fantasia que pode saltar grandes listas de tarefas com um único salto. A realidade, porém, é que somos todos mortais e temos tempo limitado para realizar as coisas. Como nada pode ser adicionado à minha lista de tarefas sem ter um horário em que pretendo fazê-lo, é muito mais difícil para mim me esforçar demais.
Posso monitorar o equilíbrio da minha vida
As pessoas falam sobre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, mas acho que há vários modos pelos quais nossas vidas podem ficar desequilibradas. Estamos gastando tempo suficiente em nossos projetos apaixonantes? Desenvolvimento pessoal, físico e mental? Contribuindo para nossas comunidades? Está se divertindo?
Usar calendários codificados por cores e ter todos os gastos de tempo visíveis em um só lugar fornece uma visão geral simples desse equilíbrio.
Integração com o aplicativo Lembretes
O aplicativo Lembretes desempenha um pequeno papel em tudo isso para mim. Se eu estiver na cama ou em movimento e de repente me lembrar de algo que preciso fazer, pedirei ao Siri para definir um lembrete para um horário específico no dia seguinte. O lembrete agora aparecerá em minha agenda naquele horário exatamente como se eu o tivesse agendado manualmente.
Qual é a sua abordagem para gerenciar seus projetos e sua vida? Compartilhe nos comentários.
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