Durante anos, o Google Keep foi minha referência para fazer anotações e ideias rápidas. Sempre que a inspiração surgia ou uma tarefa importante surgia na minha cabeça, eu criava uma nova nota do Keep para capturá-la.
À medida que minha carga de trabalho crescia e comecei a fazer anotações mais rápidas, percebi que nunca conseguiria encontrar a nota certa quando precisava dela.
Eventualmente, o Google Keep se tornou uma bagunça desordenada de notas que eu não conseguia entender. Em vez de limpar o Google Keep e ter o mesmo problema novamente, decidi mudar para o Notion.
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O Google Keep nunca foi desenvolvido para anotações sérias
Sua simplicidade também é sua maior limitação
Eu uso o Google Keep há anos e, mesmo agora, meu cérebro procura o ícone do Keep quando estou com pressa para escrever algo. No entanto, percebi que o Keep nunca foi projetado para anotações sérias.
Este não é um problema do Keep. O Google posicionou o Keep como uma ferramenta de captura rápida. Embora possa precisar de algumas melhorias de usabilidade, ele não foi desenvolvido para o que eu precisava.
Não há como organizar notas em pastas ou vinculá-las. Na melhor das hipóteses, você pode rotulá-los, mas isso só funciona até certo ponto.
Quando você tem dezenas de notas e etiquetas, encontrar a certa na hora certa se torna um desafio.
As opções de formatação são ainda mais limitadas no Keep. Eu poderia criar checklists e textos, mas isso é tudo. Não há como adicionar títulos, tabelas ou várias imagens.
Sempre que eu queria usar o Keep para capturar um pensamento sério, me sentia limitado.
Depois de não conseguir encontrar a nota certa pela enésima vez, decidi mudar para o Notion
A noção deu às minhas anotações um verdadeiro lar
Um lugar para tudo
Ao contrário do Google Keep, o Notion não é um aplicativo de anotações rápidas. Destina-se a trabalhos mais sérios, onde você captura seus pensamentos e ideias de forma mais detalhada e estruturada. Isso funciona tanto a seu favor como contra ele.
Com o Notion, posso finalmente organizar minhas anotações adequadamente. Eu crio páginas diferentes para projetos diferentes e até as vinculo. Em vez de uma lista interminável de notas, tenho uma estrutura lógica que faz sentido.
É certo que isto requer um pouco mais de esforço, mas também significa que encontro a nota certa quando preciso dela.
Por exemplo, usei frequentemente o Google Keep para anotar os principais pontos de ação durante as reuniões. Na maioria das vezes, eu os esquecia completamente depois de alguns dias ou não conseguia encontrá-los quando necessário.
No Notion, criei uma estrutura que resolve isso. Cada cliente ganha uma página dedicada e, a cada reunião com ele, crio uma nova subpágina para registrar os principais pontos e ações.
Para acelerar as coisas e garantir um estilo consistente, uso modelos para resumos de reuniões ou esboços de artigos.
Tudo isso está vinculado ao sistema de banco de dados do Notion.
Além das páginas aninhadas, mantenho as notas da reunião em um banco de dados onde cada entrada contém todas as propriedades relevantes, como nome do cliente, data e status. Dessa forma, não preciso me preocupar em lembrar as palavras-chave certas para encontrar a nota certa.
Todas as informações estão ali no banco de dados que posso pesquisar.
A liberdade de formatação é outra grande vantagem. Uma única página do Notion pode conter títulos, tabelas, listas de verificação, imagens, links, links do Google Drive e muito mais.
Graças a isso, todas as minhas anotações passaram de apenas uma parede de texto para documentos devidamente estruturados, que são mais legíveis, compreensíveis e facilmente compartilháveis.
A noção não é perfeita, no entanto
A velocidade tem um custo
O Notion é, sem dúvida, uma ótima ferramenta para anotações sérias. Mas não é isento de falhas.
Em primeiro lugar, é muito mais pesado que o Google Keep. O Notion não se destina a anotações rápidas, mas sérias. O aplicativo demora muito mais para carregar e, a essa altura, às vezes perco a linha de pensamento.
Então, quando quero anotar algo rapidamente antes que me esqueça, ainda tenho que recorrer ao Google Keep.
Em segundo lugar, o Notion tem uma curva de aprendizado acentuada, que consome muito tempo. Levei algumas horas para aprender a lidar com bancos de dados, modelos e páginas aninhadas. E configurar tudo isso do jeito que eu queria demorou ainda mais.
Todo esse investimento certamente compensa, mas não é algo que imagino que a maioria das pessoas esteja disposta a pagar antecipadamente.
E o sistema em que finalmente posso confiar
Mudar do Google Keep para o Notion não significou substituir um aplicativo por outro.
A noção corrigiu meu hábito confuso de fazer anotações e ajudou a colocar a ordem. Minhas anotações não estão mais espalhadas e posso finalmente encontrá-las quando necessário.
O Google Keep também continua fazendo parte do meu fluxo de anotações. Para capturas rápidas, é difícil superar a velocidade e a simplicidade do Keep.
No entanto, é apenas o ponto de partida, pois acabo transferindo qualquer coisa importante para o Notion para uma organização adequada.
Se você também é um anotador bagunceiro do Keep como eu, considere fazer o mesmo.
O problema pode não ser sua falta de disciplina. Em vez disso, pode ser que você esteja usando a ferramenta errada para o trabalho. Para mim, mudar para o Notion fez toda a diferença.