O Outlook está entre as melhores alternativas do Gmail para a maioria das pessoas. O serviço de e-mail da Microsoft é gratuito e possui vários recursos que o Gmail não possui. Ao mesmo tempo, existem alguns recursos compartilhados que você provavelmente desejará usar se vier do Gmail – eles simplesmente não estão habilitados por padrão. Uso o serviço de e-mail do Outlook há mais de uma década e esses são os melhores hacks que descobri enquanto vasculhava minha caixa de entrada.
Desative downloads de imagens para evitar rastreamento de e-mail por empresas duvidosas
Empresas e organizações costumam usar rastreamento de pixel para ver se você abriu seus e-mails. Cada um desses e-mails inclui um pixel de rastreamento oculto, que envia confirmações de leitura ao remetente quando aberto. As configurações padrão do Outlook protegem você do pior, mas você deve seguir algumas etapas adicionais para proteger sua conta. Acesse Outlook.com e faça login em sua conta. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir as configurações. Agora, vá em frente Correio > Lixo eletrônico. Em “Opções de segurança”, selecione Bloqueie anexos, imagens e links de qualquer pessoa que não esteja na minha lista de remetentes e domínios seguros.
Observe que isso pode não ser para todos, pois exige que você verifique manualmente as pessoas que enviam e-mails para você. Do ponto de vista da segurança, entretanto, é a melhor ferramenta contra rastreamento de e-mail, phishing e tentativas de fraude. Você também pode ir para Configurações do Outlook > Correio > Layoute escolha Não mostrar imagens do remetente para adicionar uma camada extra de proteção de privacidade. Com uma nota semelhante, você pode ir para o Tratamento de mensagens guia na mesma página de configurações e desmarque Para mensagens relacionadas a compras, mostre o logotipo do remetente e links relevantes no cabeçalho da mensagem.
Use “Remetentes seguros” para impedir que o Outlook envie e-mails bons para spam
A lista “Remetentes seguros” do Outlook permite adicionar pessoas a uma lista de contatos confiáveis. Os e-mails dessas pessoas não serão enviados para spam e não estarão sujeitos a restrições como links ou anexos bloqueados – perfeito para quem usa o hack acima. Você pode usar esse recurso para garantir que e-mails importantes, como extratos de conta do seu banco ou recibos de pagamento do seu empregador, nunca sejam enviados para spam. Para começar, vá para Configurações do Outlook > Correio > Lixo eletrônico > Adicionar remetente seguro. Você também pode selecionar o Listas de e-mail seguras para adicionar listas de e-mail à lista de remetentes confiáveis. Isso é ótimo para boletins informativos de suas publicações favoritas ou e-mails relacionados à segurança de suas empresas.
Execute uma varredura automatizada na caixa de entrada para excluir e-mails a cada 24 horas
Crédito: Pranay Parab
Um dos melhores recursos do Outlook é o Sweep. Ele verifica automaticamente sua caixa de entrada em busca de e-mails de determinados remetentes e segue suas instruções para gerenciar a desordem. Por exemplo, meu banco me envia um e-mail para cada transação no meu cartão de crédito. A certa altura, eu estava vendo mais de 150 e-mails não lidos que não precisava usar. Então, usei o Sweep para manter os e-mails de transações dos últimos 10 dias e arquivar o restante. Para configurá-lo, selecione qualquer e-mail em sua caixa de entrada e escolha o Lar guia na parte superior da página na área de trabalho ou nos aplicativos da web do Outlook. Selecione Varrere você verá um pop-up perguntando o que fazer com os e-mails desse remetente. Existem quatro opções aqui:
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Mova todas as mensagens da pasta Caixa de entrada
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Mova todas as mensagens da pasta Caixa de entrada e quaisquer mensagens futuras
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Mantenha sempre a mensagem mais recente e mova o restante da pasta Caixa de entrada
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Sempre mova mensagens com mais de 10 dias da pasta Caixa de entrada
Você também tem um menu suspenso para selecionar para onde deseja mover essas mensagens. Normalmente seleciono uma das duas últimas opções acima e movo o restante das mensagens para a pasta Arquivo ou Itens Excluídos. Eu uso esse recurso há alguns anos e ele funciona perfeitamente em segundo plano. Se você quiser alterar ou excluir regras de varredura, vá para Configurações do Outlook > Correio > Varrer.
Configure gestos para excluir e-mails com um toque
Os aplicativos móveis do Outlook oferecem suporte a gestos para fazer uma triagem rápida de e-mails sem abri-los manualmente. Você pode deslizar para a esquerda ou para a direita para arquivar, excluir ou denunciar e-mails. No entanto, você pode personalizar esses gestos para atender às suas necessidades. Vá até lá Configurações do Outlook nos aplicativos móveis e navegue até E-mail > Opções de deslizar. Nesta página, selecione o que acontece quando você desliza para a direita ou para a esquerda. Algumas opções úteis incluem excluir, arquivar, sinalizar/desmarcar, marcar como lido/não lido, suspender e ler e arquivar.
Nos aplicativos da web e da área de trabalho do Outlook, vá para Configurações do Outlook > Mail > Personalizar ações. Isso permitirá que você configure gestos de deslizar (para laptops com tela sensível ao toque) e ações rápidas, que são os botões que aparecem em cada e-mail em sua caixa de entrada. Usei isso para substituir o botão Fixar por Arquivar, pois nunca fixo e-mails na minha caixa de entrada. Você pode selecionar no máximo quatro ações para cada email.
Desligue o Copilot AI e desative a coleta de dados da Microsoft
Crédito: Pranay Parab
Nos aplicativos móveis, desktop e web do Outlook, vá para Configurações > Copilotoe desativar Ativar o Copiloto. Isso desativará quase todos os recursos de IA dos aplicativos. Você também deve ir para Configurações do Outlook > Mail > Sugestões inteligentese desligue Mostrar respostas sugeridas.
A Microsoft também coleta vários dados e habilita serviços de IA em sua conta do Outlook. Se você quiser desativar isso, vá para Configurações do Outlook > Mail > Privacidade e dados > Configurações de privacidade. Desative todas as opções nesta página para desativar a coleta opcional de dados de diagnóstico, impedir que a Microsoft analise seus e-mails em busca de “experiências conectadas” e desativar o conteúdo online vinculado a e-mails em sua caixa de entrada. Você também pode selecionar Excluir histórico para limpar seu histórico de pesquisa do Outlook. Enquanto você está nisso, vá para Correio > Escrever e respondere desativar Preenchimento automático do Microsoft Edge. Com esse recurso habilitado, o Microsoft Edge irá extrair informações da sua caixa de entrada do Outlook para preencher automaticamente, ou seja, informações de voo. Esse recurso pode ser útil para quem usa muito o Edge, mas não é de muita utilidade para quem não usa.
O que você acha até agora?
Enquanto trabalhava neste artigo, descobri o recurso oculto de cancelamento de assinatura em massa do Outlook. Este recurso lista todas as assinaturas em sua caixa de entrada e permite cancelar a inscrição de todas elas sem abrir um único e-mail. Para experimentar, acesse Configurações do Outlook > Correio > Assinaturas. Clique no Cancelar inscrição ao lado de qualquer uma das listas, e o Outlook cuidará do resto para você.
Mude para os atalhos de teclado do Gmail para acelerar as ações de e-mail
Nunca gostei muito dos atalhos de teclado do Outlook. Por exemplo, “Ctrl-N” abre um novo e-mail no Outlook. No Gmail, é “C”. Embora Ctrl-N seja o atalho mais familiar, não é tão rápido quanto usar um único toque de tecla. A boa notícia é que você pode usar os atalhos de teclado do Gmail no Outlook e economizar muito tempo. Adoro esse hack porque a maioria das pessoas tem o Gmail como conta de e-mail principal e agora você não precisa se lembrar de dois conjuntos de atalhos para e-mail. Para configurar isso, vá para Configurações do Outlook > Geral > Acessibilidade > Atalhos de teclado. Selecione Gmaile está tudo pronto. O Google tem todos os atalhos de teclado do Gmail listados aqui, se você precisar de uma atualização.
Use “Etapas rápidas” para marcar e-mails como lidos e arquivados com um clique
Crédito: Pranay Parab
Eu me pego marcando bastante a leitura e o arquivamento de e-mails e configurei um fluxo de trabalho de clique único usando as “Etapas rápidas” do Outlook. Você também pode fazer isso acessando Configurações do Outlook > Mail > Etapas rápidas. Dê um nome à sua etapa rápida e escolha uma ação como Marcar como lidoe clique no Adicione outra ação botão. Agora você pode selecionar Mova-oseguido pela Arquivo. Na mesma página, você pode adicionar um atalho de teclado para esta ação e clicar Salvar. Este é um exemplo básico do que você pode fazer com as etapas rápidas. Você pode configurar qualquer fluxo de trabalho de várias etapas para atender às suas necessidades, o que pode incluir categorizar e-mails, transformar e-mails em tarefas ou silenciar uma conversa por e-mail, entre muitos outros.
Configure o desfazer envio para evitar o envio acidental de e-mails incompletos
Se você já se arrependeu de ter enviado um e-mail logo após clicar no botão Enviar, você não está sozinho. No Gmail, o recurso de desfazer envio está habilitado, mas isso não é verdade para o Outlook. Você precisará habilitá-lo manualmente em Configurações do Outlook > Email > Escrever e responder > Desfazer envio. Use o controle deslizante para definir um cronômetro entre 0 e 30 segundos, que é quanto tempo você tem para parar de enviar um e-mail onde você perdeu seu próprio nome. (Já estive lá, fiz isso.)
Configure os filtros de e-mail do Outlook para destacar mensagens enviadas diretamente para você
Você pode usar o recurso de regras do Outlook para filtrar mensagens marcadas nos campos cc ou cco de um e-mail. Dessa forma, você pode se concentrar nos e-mails endereçados diretamente a você e mover o restante para uma pasta diferente. Para configurar isso, vá para Configurações do Outlook > Correio > Regrase selecione Adicionar nova regra. Dê um nome a esta regra, selecione Eu não estou na linha Para como a condição. No campo de ações, selecione Mova-oe escolha uma pasta. Selecione Pare de processar mais regras para evitar mais conflitos de regras e clique em Salvar. Agora, todos os e-mails em que você estiver em cc ou cco irão para a nova pasta, mantendo sua caixa de entrada exclusiva para mensagens diretas.
