Desde que uso o Google Agenda, ele tem sido a espinha dorsal de como planejo meu dia e minha semana. É o aplicativo que abro quando começo o dia e o último aplicativo que uso antes de ir para a cama para marcar o horário do dia seguinte.
Isso me ajuda a bloquear tudo, desde meu horário de trabalho até minhas tarefas. Eu o uso para monitorar hábitos e gerenciar todos os meus diversos prazos.
A maneira como uso o aplicativo mudou várias vezes ao longo dos anos, mas o aplicativo também, e a maioria dessas mudanças melhoraram genuinamente minha rotina.
Essas atualizações silenciosas não necessariamente chegam às manchetes, mas os usuários ativos certamente as notam, e todas elas desempenharam um papel importante para me ajudar a tornar minha agenda mais fácil de gerenciar.
Eu diria que eles reformularam a forma como uso o Google Agenda. De todas as coisas que mudei, essas quatro atualizações tiveram o maior impacto.
Usei meu Google Agenda para estruturar meu dia durante uma semana – veja como ele mudou minhas rotinas
Surpreendentemente, consegui manter o controle das minhas tarefas de verão
Usando fusos horários secundários para planejar de maneira mais inteligente entre regiões
O uso de fusos horários duplos elimina suposições no agendamento
Trabalho com equipes em diferentes regiões, portanto, agendar reuniões e até mesmo atualizações rápidas pode significar muitas conversas manuais.
Normalmente, eu verificava os relógios mundiais, escrevia as compensações em notas e esperava estar calculando os fusos horários com precisão. O Google Agenda tem um recurso menos conhecido que resolveu isso para mim.
Você pode adicionar um fuso horário secundário que aparece ao lado do fuso horário principal na grade do calendário. Ele percorre a lateral da visualização do dia, para que você sempre possa ver duas linhas do tempo ao mesmo tempo.
Isso muda a forma como você planeja as coisas ao trabalhar em fusos horários diferentes. Em vez de adivinhar ou converter mentalmente, você pode começar a ver ali mesmo.
Você sabe exatamente quando seu horário de trabalho se sobrepõe ao de outra pessoa. Isso tem um impacto tangível nas coisas, pois você para de marcar reuniões ou ligações em horários não razoáveis para a outra pessoa.
É bastante simples, mas molda sua tomada de decisão diária de várias maneiras, pois fornece uma indicação visual do tempo em diferentes regiões.
Isto é especialmente poderoso quando sua agenda envolve muita comunicação assíncrona.
Transformar tarefas em blocos de tempo em vez de tratá-las como tarefas pendentes
Como o tempo de bloqueio para tarefas evita compromissos excessivos e prazos perdidos
O Google Tasks não é novo, mas a forma como ele se integra ao Google Agenda mudou a forma como gerencio minha carga de trabalho.
A maioria das pessoas trata as tarefas como lembretes flutuantes que devem ser resolvidos em um momento ambíguo, ainda a ser decidido durante o dia. O problema é que tê-los flutuando significa que, muitas vezes, o trabalho não é feito.
Os eventos do calendário são o oposto disso. Eles mostram exatamente como o seu dia já está lotado.
Comecei a usar o bloqueio de tempo de tarefa, que já está disponível no Google Agenda. Em vez de criar uma tarefa e deixá-la em uma lista, atribuo a ela um bloco de tempo de foco.
Isso faz com que a tarefa apareça como um retângulo preenchido na visualização do calendário. Tem um horário de início e um horário de término, assim como uma reunião.
O resultado é um planejamento mais preciso. Quando as tarefas estão dentro do cronograma, você pode ver imediatamente quais tarefas precisam ser concluídas e em que horário.
Isso também permite que você ajuste melhor suas expectativas de trabalho. Por exemplo, deixo quinze minutos adicionais por tarefa só porque podem ocorrer atrasos. Isso também me ajuda a resolver o problema de assumir responsabilidades demais e perder prazos.
A melhor parte da integração é que as tarefas continuam flexíveis. Você pode arrastá-los como quiser.
Se uma reunião demorar muito, você poderá deslizar a tarefa para baixo. E se você terminar algo mais cedo, poderá simplesmente puxá-lo para um slot anterior.
Dá-lhe uma ideia mais realista das tarefas em mãos, do tempo restante do seu dia de trabalho e de como encerrar tudo da melhor forma antes do final do dia de trabalho.
Usando o agendamento de compromissos para reduzir a coordenação
Uma ferramenta de agendamento simples que reduz a carga cognitiva e mantém sua semana organizada
Um dos recursos mais esquecidos do Google Agenda é o agendamento de compromissos. Não é a mesma coisa que ter uma janela aberta para bloquear seu calendário.
Em vez disso, você cria um bloco de tempo de disponibilidade e o Google Agenda gera uma página de reserva que outras pessoas podem usar para escolher um horário.
Depois que eles escolhem um horário, o evento aparece instantaneamente em sua agenda e o horário é fechado. Não há necessidade de idas e vindas, nem de adivinhação.
Comecei a usar o recurso para configurar todas as minhas chamadas individuais e isso mudou a quantidade de tempo que gasto na coordenação.
Quer seja uma atualização rápida ou uma consulta, ou apenas uma sessão de planejamento, o link faz o trabalho para mim. Só preciso definir as regras uma vez.
Posso definir a duração e definir limites de tempo, e isso é tudo que preciso. Quando terminar, não preciso fazer mais nada. O Google Agenda faz o trabalho pesado para mim.
Esse recurso é particularmente útil para quem gosta de trabalhar com pessoas em diferentes fusos horários.
A pessoa que reserva um slot o vê em seu próprio horário local, o que elimina problemas de conversão. Ele também mantém minha agenda pessoal alinhada porque respeita minhas entradas de calendário existentes. Se eu já tiver algo reservado, a ferramenta de agendamento simplesmente não mostrará esse horário.
Tem sido uma grande ajuda para reduzir a carga cognitiva, pois o agendador controla as chamadas pendentes e a logística delas.
Só penso na reunião quando ela está na minha agenda, e essa separação mental ajudou muito a recuperar o controle do meu tempo.
Usando calendários codificados por cores para melhor organização
Um sistema de cores que revela padrões em como você realmente trabalha
A maioria das pessoas usa cores no Google Agenda para separar categorias como trabalho, pessoal ou família. E esse é um caso de uso justo. Foi assim que usei inicialmente. Mas agora comecei a usar cores para identificar melhor o tipo de trabalho que preciso fazer.
Por exemplo, o trabalho profundo que exige muita concentração ganha uma cor específica, enquanto as tarefas colaborativas ganham outra. Então faça recados ou viaje. Isso me ajudou a rastrear padrões de como eu realmente trabalho e a otimizar melhor meu dia.
Sinto-me com mais energia na segunda metade do dia, por isso agora agendei tarefas mais alinhadas com as manhãs lentas na primeira metade do dia.
Além disso, me dá visibilidade. Portanto, se um dia parecer cheio de blocos de tempo vermelhos profundos e de difícil foco, evitarei agendar ligações por completo.
Recursos menos conhecidos do Google Agenda que realmente melhoram seu gerenciamento de tempo
O Google Agenda é um ótimo aplicativo de calendário, sem dúvida. Mas escondidos à vista de todos estão recursos que podem melhorar drasticamente a forma como você gerencia seu tempo quando se acostuma com eles.
Adicionar algo tão básico como um fuso horário secundário traz clareza à programação inter-regional. Transformar tarefas em blocos de tempo oferece uma visão muito mais realista de sua carga de trabalho pessoal.
Da mesma forma, o agendamento de compromissos reduz as mensagens de coordenação para que você possa se concentrar mais no trabalho em si. E, finalmente, seguir um esquema de código de cores baseado na tarefa em questão ajuda você a descobrir padrões ao longo da semana e a otimizar ainda mais a forma como você trabalha.
Nenhum desses recursos é muito anunciado, mas eles mudam convenientemente seus hábitos de usuário. Além disso, depois de começar a usá-los, é difícil voltar atrás, pois eles ajudam você a tomar melhores decisões ao planejar o seu dia.
