É provável que você já tenha ouvido falar do princípio de Pareto (talvez até enquanto lia minhas dicas sobre como ser mais produtivo no trabalho ou estudar com mais eficiência). Mas você realmente sabe o que é o princípio de Pareto?
Para ser honesto, só recentemente comecei a entender isso, porque é muito mais fácil de ler do que de colocar em prática. Também conhecida como regra 80/20 ou lei dos poucos vitais, pode ser um pouco confusa no início, mas compreendê-la e implementá-la pode ser verdadeiramente transformadora, ajudando você a gerenciar melhor seu tempo e fazer mais com menos esforço. Quem não quer isso?
Qual é o princípio de Pareto?
Basicamente, o princípio de Pareto afirma que 80% dos seus resultados resultam de apenas 20% do seu esforço. O princípio foi cunhado pelo consultor Joseph M. Juran na década de 1940 e deu-lhe o nome de um sociólogo e economista chamado Vilfredo Pareto, famoso por apontar que 80% das terras na Itália pertenciam a 20% da população total. Você ouvirá isso descrito de várias maneiras: 80% dos resultados vêm de 20% do trabalho, ou 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Não importa o texto, tudo significa a mesma coisa; concentre-se apenas na divisão 80/20.
Um exemplo frequentemente citado de como isso funciona para as pessoas comuns é aprender piano ou violão. Você estuda notas individuais, tonalidades, compassos, andamentos, acordes, ritmos, estilos e muito mais, incluindo teoria musical. Mas quando chega a hora de improvisar, você provavelmente está recorrendo a alguns dos acordes mais comuns – e soa bem. Dessa forma, uma grande parte da sua execução real depende apenas de algumas pequenas coisas que você domina (embora você precise desse conhecimento de tonalidades e estilos para fazê-lo funcionar).
Para outro exemplo, considere como alguns jogadores verdadeiramente excelentes tendem a ser responsáveis pela maioria dos pontos marcados pelo seu time favorito durante um determinado jogo. Agora pense em quanto você faz em um dia: você vai para o seu trabalho, faz qualquer trabalho paralelo que possa ter, faz as tarefas domésticas e dedica tempo aos hobbies, à criação dos filhos, aos estudos para as aulas, à academia e aos encontros com amigos. Você faz muito, mas só é pago por uma pequena fração desse trabalho, e é por isso que você pode priorizar seu trabalho em detrimento de algumas das outras coisas da lista – até mesmo atividades secundárias, que normalmente geram menos dinheiro. É aí que entra a regra 80/20: ela ajuda você a priorizar sua lista de tarefas.
O que você acha até agora?
Como usar o princípio de Pareto para maximizar seus resultados
Você pode identificar maneiras pelas quais o princípio geral se manifesta em seu trabalho. Por exemplo, se você trabalha para uma empresa de varejo, poderá notar que uma grande parte dos lucros vem de um grupo pequeno, mas dedicado, de compradores consistentes. Faria sentido, então, concentrar a maior parte do seu trabalho em atraí-los ou em trazer outros para esse grupo – talvez por meio de publicidade estratégica baseada em dados. Se a maioria dos possíveis consumidores ignora seu marketing por email, não continue fazendo o que está fazendo. Em vez disso, concentre-se em como você pode adicionar mais pessoas a esse grupo principal ou simplesmente aposte tudo no próprio grupo principal. O verdadeiro truque para usar esse princípio é descobrir como ele se aplica às suas tarefas diárias.
Ao fazer sua lista de tarefas diárias, use uma técnica de priorização, como a lista 1-3-5, Kanban ou Matriz de Eisenhower. De cara, isso ajuda você a descobrir quais das tarefas necessárias para o dia são importantes e quais podem ser adiadas ou delegadas. Passe cerca de duas semanas trabalhando em suas listas de tarefas todos os dias normalmente, mas no final do dia anote quais foram os resultados diretos de cada atividade. Então, se você passou meia hora respondendo e-mails e conquistou 10 novos clientes com isso, anote. Se você dedicou uma hora para compilar os dados para uma grande reunião que deu luz verde ao seu projeto, anote. Com o tempo, as funções básicas que geram os maiores resultados se tornarão aparentes e você poderá começar a tornar essas atividades – as atividades que representam 20% do seu esforço – uma prioridade maior, para que você perca menos tempo nas tarefas que não produzem tantos resultados.
Trabalhar retroativamente, considerar os efeitos e, em seguida, identificar suas causas, ajudará você a priorizar e realizar mais, mas também pode ajudá-lo em tarefas não relacionadas ao trabalho. Num sentido mais abstrato, é necessário um esforço relativamente pequeno para tomar um café com um amigo ou ajudar o seu filho com os trabalhos de casa, mas o rendimento de 80% pode ser reforçar e manter uma amizade ou ajudar o seu filho a sentir-se seguro e realizado, o que tem impactos mais duradouros do que os 30 minutos que essas tarefas demoram. Quando você libera seu tempo de trabalho por meio da priorização e da compreensão do princípio de Pareto, você tem mais oportunidades de distribuí-lo em outras áreas da sua vida e continuar colhendo os benefícios.
