O gerenciamento da caixa de entrada, como tantas outras coisas, é um mal necessário em nossa vida cotidiana. Como tal, é melhor lidar com o uso de um sistema rigoroso, mas pode ser difícil de implementar e seguir. Também como tantas outras coisas, encontrar o sistema certo exige muito tempo e adiciona uma nova camada de estresse a uma tarefa já irritante. Este é um sistema simples, que não leva muito tempo para começar a ser usado e pode realmente ajudá-lo a ler o que não foi lido sem sobrecarregá-lo. É chamado de “yesterbox”.
O que é o sistema de gerenciamento de caixa de entrada yesterbox?
Essa técnica – e seu nome engraçado – vêm do falecido CEO da Zappos, Tony Hsieh, que descreveu o yesterbox como uma forma de “aliviar a culpa do e-mail”. O conceito é simples: hoje você lida apenas com os e-mails de ontem. É como uma versão um pouco mais rígida do método primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) e, embora nem sempre adore o FIFO, reconheço que ele tem um lugar em uma abordagem de produtividade completa – e o yesterbox é um ótimo exemplo.
Hsieh acreditava que “caixa de entrada zero” não é apenas uma meta ilusória, mas quase impossível. Assim que você começa a responder aos e-mails, as respostas chegam. Por sua própria natureza, o e-mail é uma forma de correspondência, o que significa que você envia e recebe – e para ser eficaz, deve ser contínuo.
O problema é que você não sabe quantos e-mails receberá hoje. O único número verdadeiro e finito com o qual você pode contar é o número de e-mails que recebeu ontem, então é aí que seu foco deve estar se você quiser evitar ser pego pelas idas e vindas da comunicação imediata.
Como usar o yesterbox
Comece escolhendo um horário para lidar com e-mails todos os dias. Idealmente, isso deveria ser de manhã, para que nada muito urgente de ontem passe despercebido. Tente usar o timeboxing para agendar seu dia e bloquear um horário dedicado – meia hora ou mais, dependendo do volume de e-mails acionáveis que você normalmente recebe e quanto do seu trabalho é realmente feito por meio deles – para gerenciamento de e-mail todas as manhãs. Hsieh propôs dedicar três horas a essa tarefa, mas ele era o CEO de uma empresa gigante, então seja realista sobre quanto tempo isso realmente levará. Passe algum tempo experimentando diferentes abordagens para gerenciamento de tempo e criação de listas de tarefas, como a lista 3-3-3 ou o método 1-3-5. Descobrir quanto tempo o gerenciamento de e-mail deve levar para você, bem como o quanto ele realmente é um recurso, exigirá um pouco de esforço, mas essas estruturas ajudam.
O que você acha até agora?
Use esse tempo para ler e responder apenas aos e-mails recebidos no dia anterior. A seguir, filtre os e-mails do dia anterior que exigirão mais esforço de sua parte, seja uma resposta demorada ou a inclusão de anexos. Você pode marcá-los ou movê-los para uma pasta, mas concentre-se primeiro naqueles que exigem respostas simples – ou nenhuma resposta. Você está mais ou menos usando a técnica de gerenciamento de e-mail de dois toques aqui, mas se programando especificamente para aplicá-la apenas às mensagens de ontem. Analise cada um antes de retornar àqueles que exigirão um esforço mais sério. Feito isso, não olhe novamente até a manhã seguinte.
Isso cria uma lista de tarefas finita que não dura o dia todo. Ao analisar sistematicamente os e-mails anteriores de cada dia, você também não perderá nenhum. A única exceção real a esta regra devem ser os e-mails urgentes do dia a dia sobre tarefas que estão ocorrendo no momento. Se você espera algo assim, adicione o remetente à sua lista de prioridades para garantir que receberá as notificações e, se possível, peça-lhes que tornem o assunto algo facilmente identificável. Resista à tentação de ler qualquer e-mail relacionado a qualquer outra coisa que não seja questões urgentes e imediatas.
