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Muitas das técnicas de produtividade e hacks organizacionais por aí afirmam tornar o trabalho mais fácil e mais eficiente, e eles realmente podem – embora você tenha que encontrar o caminho certo para você. Alguns métodos originados no Japão provaram ser especialmente populares – considere o método de agendamento Kanban aprovado pela Toyota – incluindo um dos meus favoritos: o kaizen.
O homem que adotou a filosofia dominante, Masaaki Imai, morreu há dois anos, mas deixou para trás um legado de produtividade e eficiência com o qual todos podemos aprender, porque essa técnica não apenas ajuda você a fazer mais, mas também a fazer tudo melhor.
O que é Kaizen?
Em japonês, “kaizen” significa, essencialmente, “melhoria”, e esse é o objetivo central do próprio método, que incentiva indivíduos de todos os níveis de uma organização a trabalharem juntos para melhorar continuamente tudo na empresa. Quando todos, do chefe ao estagiário, estiverem de acordo com o plano, diz a ideia, o local simplesmente será mais eficiente e tudo estará sempre melhorando. Isso é feito por meio da padronização e da implementação de processos uniformes.
Um bom exemplo disso está no Sistema Toyota de Produção: se houver algum problema ou anormalidade detectada por algum trabalhador de uma fábrica, eles param a linha de produção e os funcionários e supervisores trabalham juntos para resolver o problema. Como afirma a Toyota, isto “humaniza o local de trabalho” e a padronização envolvida capacita cada indivíduo na estrutura organizacional para fazer mudanças significativas. Tudo isso faz parte de um sistema chamado Planejar, Fazer, Verificar, Agir (normalmente conhecido como PDCA), que funciona perfeitamente dentro de uma estrutura kaizen.
O ciclo PDCA se repete, ou seja, uma vez planejado, você continua fazendo, verificando, agindo e planejando novamente, levando em consideração seus resultados, para estar sempre melhorando. (Se você estiver familiarizado com uma revisão pós-ação, que exige que você revise o que fez mal e o que fez bem, use essas informações para planejar como irá melhorar no futuro, essa é uma estrutura útil para entender o PDCA.) E enquanto você faz tudo isso, você deve manter os próprios princípios do kaizen em mente.
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Como funciona o Kaizen?
Além de incorporar o PDCA, o kaizen possui seu próprio conjunto de cinco princípios fundamentais:
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Conheça seu cliente: Atenda seus clientes ou clientes e tenha o cuidado de identificar suas necessidades e interesses, além de como você pode atendê-los em qualquer nível em que você esteja. Mesmo um caixa que atende um cliente por vez pode ter um impacto amplo e positivo, garantindo que cada um receba atenção detalhada. Um CEO que nunca lida diretamente com um cliente pode atender às suas necessidades baseando as decisões da empresa em dados e feedback dos compradores. Resumindo, todos e qualquer pessoa podem conhecer o cliente e atendê-lo melhor. Você pode pensar de forma ampla aqui: talvez você não tenha um “cliente” em si, mas seu trabalho ainda pode exigir que você pense em quem está fazendo esse trabalho. Digamos que você queira usar o kaizen para limpar sua casa antes que sua mãe chegue lá para uma estadia de uma semana. Sua mãe é a “cliente” que você precisa impressionar
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Deixe fluir: Elimine desperdícios, tanto físicos quanto teóricos, ou seja, não tome medidas desnecessárias, não desorganize o espaço e seja direto ao fazer o que precisa. Não importa em que você esteja trabalhando ou com quantas pessoas esteja trabalhando, é aqui que o kanban pode ser um complemento útil, porque força você a pensar sobre as etapas de ação enquanto busca atingir uma meta. Depois de identificar o que precisa ser feito e quando, pense em como você pode reduzir cada tarefa apenas aos elementos mais importantes e acionáveis.
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Vá para Gemba: Gemba é o termo japonês para “lugar real”. Isso significa que você deve sempre ser objetivo e direto ao chegar onde precisa estar – que provavelmente será onde a ação está acontecendo. Não delegue nada que não seja necessário, não espere nada ou fique à margem.
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Capacite as pessoas: Incentive as pessoas em sua organização, sejam você superiores ou colegas, e certifique-se de que todos estejam alinhados aos objetivos comuns da empresa e ao avanço. Se você estiver seguindo uma versão modificada do kaizen para um projeto pessoal, ainda poderá dar esse passo não apenas dando a si mesmo palestras positivas, mas também certificando-se de ter tudo o que precisa antes de começar.
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Seja transparente: Demonstre sua produtividade com dados e resultados concretos e certifique-se de que todos estejam sempre atualizados sobre processos, desenvolvimentos e metas. Há muitas maneiras de fazer isso, mesmo se você estiver trabalhando sozinho. Pessoalmente, adoro tirar fotos de antes e depois quando começo e termino um projeto, porque ver um produto acabado me motiva.
Implementar todos os cinco itens em um ambiente de trabalho, segundo os adeptos do kaizen, é a chave para desbloquear uma cultura de melhoria contínua. Se você quiser saber mais, existem dezenas de livros sobre a metodologia, mas você deve começar com o original: Kaizen de Masaaki Imai: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão.
