Para gerenciar sua caixa de entrada, você precisa de dedicação. Você precisa de um plano. Você precisa de siglas. Um desses acrônimos é RAFT, que irá literalmente mantê-lo flutuando no mar de e-mails que você recebe todos os dias. Você pode combiná-lo com outros, como LIFO e 4D para maximizar seus benefícios, mas primeiro você precisa saber o que fazer com ele sozinho.
O que é gerenciamento de e-mail RAFT?
RAFT significa o seguinte:
Fácil! Com este sistema de gerenciamento, você reserva um tempo para ler um e-mail primeiro e, em seguida, agir de acordo com a necessidade – isto é, se necessário – antes de arquivá-lo em algum lugar ou excluí-lo. Isso é basicamente tudo, mas funciona porque exige que você se concentre em cada e-mail individual e faça uma avaliação imediatamente, para não perder nada.
Assim como as regras de um e dois toques, esta exige que você abra seus e-mails assim que eles chegam. Para mim, essa é a parte mais difícil porque é um hábito que você precisa desenvolver. Essa abordagem me lembra uma técnica de produtividade de aplicação mais ampla que uso com frequência, que é a regra dos dois minutos. Quando você pensar em algo ou for solicitado a lidar com isso, resolva imediatamente. Novamente, é um hábito que precisa ser desenvolvido, mas gosto dessa abordagem para todos os tipos de necessidades de produtividade – e com o RAFT, você tem uma série claramente delineada de próximas etapas depois de abri-lo.
Como tirar o máximo proveito do RAFT
Para maximizar os benefícios, você deve combinar isso com outro ou dois sistemas. Por exemplo, combine RAFT com o método LIFO – último a entrar, primeiro a sair –, que exige que você responda seus e-mails mais recentes antes dos mais antigos. Se você fizer isso, estará sempre agindo de acordo com as necessidades mais urgentes, em vez de ficar tentando se atualizar interminavelmente com coisas que deixou escapar. Se algo do passado for realmente importante, você receberá um e-mail de acompanhamento e poderá fazer o RAFT. Caso contrário, fique com as mensagens mais urgentes e recentes e leia-as, aja de acordo com elas e arquive-as ou jogue-as no lixo depois disso.
O que você acha até agora?
Quando se trata da parte de atuação, você pode recorrer ao confiável método 4D para ajudá-lo. Os quatro D são deletar, dah, delegar, ou defer, e referem-se às quatro coisas que você pode fazer com qualquer e-mail. (Excluir aqui é redundante, já que “lixo” faz parte do RAFT, mas é bom reforçar a noção de que e-mails inúteis devem ser eliminados.) Faça o que o e-mail diz ou delegue-o a alguém que possa, mas mantenha o processo em andamento rapidamente. Se você não encaminhá-lo para outra pessoa, exclua-o ou adie (arquive-o). A regra principal do RAFT é que você deve fazer algo com cada mensagem, e não ignorá-la.
Quanto ao componente de arquivamento do RAFT, certifique-se de ter um ótimo sistema de arquivos instalado com antecedência. Se você usa o Gmail, considere usar marcadores como um sistema de arquivamento mais organizado, para tornar mais facilmente acessível tudo o que você escolher arquivar. Você pode rotular esses miniarquivos por data, por projeto ou por qualquer coisa que faça sentido para sua recuperação, mas seja consistente para não apenas banir todas as mensagens tratadas para um limbo de e-mail.
