Use a técnica ‘5S’ para criar um espaço de trabalho mais produtivo

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Estudos demonstraram que um espaço de trabalho organizado pode diminuir o estresse e aumentar o foco – e que o estresse no trabalho pode, na verdade, resultar em mais desordem. É importante limpar seu ambiente para que o local de trabalho seja confortável, calmo e higiênico. Se quiser fazer mais, você precisa trabalhar em um espaço organizado e acolhedor. Pegue emprestado o método 5S para fazer isso com mais eficiência.

Qual é o método 5S de limpeza do espaço de trabalho?

O método 5S, tal como o Kanban e o Kaizen, vem do Japão, onde os processos organizacionais se desenvolveram nas fábricas e foram tão úteis que a sua utilização se expandiu muito além da Toyota e de outros fabricantes. O método se refere às cinco palavras com S nas quais se baseia: seiri, seiton, seisō, seiketsu e shitsuke, mas se você não fala japonês, não se preocupe. Eles também foram traduzidos para cinco palavras com S em inglês:

• Organizar

• Coloque em ordem

• Brilhar

• Padronizar

• Sustentar

Ocasionalmente, há um sexto “s”, segurança, e isso faz sentido quando você considera os usos do sistema nas configurações de fábrica, mas não é tão relevante se você passa seu tempo em um cubículo. A técnica tem uma variedade de aplicações fora das fábricas e é especialmente útil em ambientes de saúde, canteiros de obras e salas de aula. Para você, entretanto, pode ser apenas uma questão de sua mesa, e tudo bem. O sistema 5S é adaptável.

Como fazer o 5S trabalhar para você

Os cinco pilares da técnica fornecem uma estrutura para organizar e limpar de forma a minimizar o desperdício e aumentar a produtividade. Em vez de pensar nas cinco etapas em ordem como uma operação pronta, considere-as um ciclo que você está sempre repetindo. Quando terminar o quinto (ou, em alguns casos, o sexto), volte para o primeiro. Você deve começar com a classificação na maior parte, mas a qualquer momento, você pode empregar uma delas e começar a avançar no ciclo. Aqui está o que fazer:

O que você acha até agora?

1. Organizar: livre-se de tudo o que não é necessário no espaço de trabalho. Se não for necessário para o que você está fazendo, guarde-o. Utilize gavetas, caixas de armazenamento ou organizadores embaixo da mesa para manter fora de vista as coisas que você não precisa imediatamente. Sempre que possível, mantenha as caixas de armazenamento opacas para não se distrair com o conteúdo. Prefiro organizadores simples e fáceis de instalar, como este sistema de gaveta de encaixe que esconde itens indesejados embaixo da mesa. Tudo que você precisa é de algo que obscureça o que você não está usando quando não estiver usando. O período de classificação também é quando você deve limpar tudo o que não usa regularmente. (Se este é um território desconhecido para você ou se você apenas precisa de algumas ideias, compilei meus 17 métodos de organização favoritos aqui.)

2. Brilhar: Com o espaço arrumado e livre de tudo o que for desnecessário, é hora de limpar. Isso pode ser tão fácil quanto passar um pano desinfetante nas superfícies ou jogar migalhas no lixo, mas limpar por motivos sanitários é diferente de organizar, então não pule essa etapa. Confira esta lista de gadgets para limpar completamente sua mesa, mas certifique-se de ter espaço para eles nas caixas de armazenamento.

3. Coloque em ordem: Agora, olhe novamente para as caixas de armazenamento. Durante o período de classificação, você pode simplesmente colocar tudo o que não é necessário neles, mas quando estiver colocando em ordem, você precisa torná-los mais eficientes. Designe caixas para diferentes categorias, como material de escritório, materiais de referência, ferramentas de trabalho específicas, etc. Certifique-se de que as coisas que você precisa com mais frequência estejam em um local conveniente, como a gaveta embaixo da mesa, e que as coisas que você precisa com menos frequência ainda estejam disponíveis, mas mais removidas. Ajuda usar rótulos aqui para máxima eficiência.

4. Padronizar: Esta etapa é um pouco diferente das três primeiras, que tratam de organização e limpeza. Padronizar é criar um protocolo para manter tudo organizado e limpo, além de integrá-lo ao seu fluxo de trabalho real. Você já começou quando começou a rotular recipientes de armazenamento, mas agora é hora de levar a sério a implementação dessas mudanças de forma consistente e aproveitar ao máximo o que você fez nas três primeiras etapas. A maneira mais fácil de fazer isso é incluir tempo em sua programação para manutenção regular do 5S e limpeza da mesa. Deve fazer parte da sua lista regular de tarefas. Por exemplo, se você estiver usando o método 1-3-5 de criação de lista de tarefas, a manutenção 5S pode ser uma das cinco tarefas menores do dia. Certifique-se de reservar um tempo para isso pelo menos uma vez por semana, de preferência colocando um tempo em sua agenda quando estiver limitando o tempo. Ao passar pelo ciclo 5S daqui para frente, você sempre pode fazer alterações em sua padronização se não estiver limpando o suficiente, se as coisas estiverem se acumulando ou se sua técnica não estiver funcionando de outra forma, então não pule a quarta etapa na próxima vez.

5. Sustentar: Esta etapa visa mantê-la. Comprometa-se a seguir o protocolo de padronização definido na quarta etapa e a trabalhar com todas as palavras com S regularmente e em ordem. Quanto mais você fizer isso, mais se tornará um hábito e mais eficiente será o seu espaço de trabalho.

Novamente, às vezes esta estrutura é expandida para incluir o sexto “s”, segurança. Um ambiente limpo e organizado não é apenas eficiente e bom para o seu foco; é mais seguro também. Ao seguir as cinco etapas acima, procure por qualquer coisa que possa ser perigosa, como cabos emaranhados embaixo da mesa, itens empilhados de maneira muito aleatória nas prateleiras ou líquidos muito próximos dos aparelhos eletrônicos.

Tenha em mente que quando classificaçãoseus objetivos não são apenas disponibilizar mais espaço para trabalhar, mas também diminuir os itens que distraem e reduzir a quantidade de tempo que você gasta procurando o que precisa, quando precisa. Quando você brilharpretende-se reduzir o desperdício e manter a área segura, mas também mantê-la agradável para trabalhar, o que é um elemento importante da produtividade. Colocando em ordem O objetivo é facilitar o seu trabalho, disponibilizando as coisas quando você precisar delas e encontrando-as onde você espera que estejam, o que desperdiça menos tempo. Padronização e sustentar irá ajudá-lo a garantir que o procedimento seja seguido e esteja funcionando para você, então, eventualmente, você gastará menos tempo pensando em todas essas coisas e mais tempo se concentrando em seu trabalho.

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