Por mais úteis que sejam os e-mails, eles certamente prejudicam a produtividade. Os intermináveis e-mails não apenas o atrapalham e o mantêm preso em um ciclo de respostas intermináveis, mas o estresse de ter que vasculhar tanto as mensagens importantes quanto o lixo eletrônico é suficiente para fazer com que você evite completamente a caixa de entrada. Há uma razão pela qual “responder e-mails” é sempre o exemplo que uso para uma tarefa tediosa, mas importante, quando estou explicando técnicas de produtividade mais complicadas e detalhadas.
Mas existem técnicas menores que você também pode aplicar diretamente ao gerenciamento de e-mail. Para ficar em dia com seu trabalho, escola e correspondência pessoal, você precisa de um plano de produtividade, mas não precisa ser intenso: você pode experimentar as regras simples de “toque” do gerenciamento da caixa de entrada.
A regra de um toque
Comece a reformular a forma como você pensa em cada e-mail que recebe e considere cada um deles uma prioridade imediata. Fundamentalmente, quero dizer apenas que o e-mail em si é uma prioridade; se você pensar muito sobre isso, ficará sobrecarregado rapidamente. Você não precisa realizar qualquer tarefa descrita nele no momento em que chega, mas precisa abri-lo. A regra do “um toque” é semelhante à regra da produtividade dos “dois minutos” no seguinte sentido: uma tarefa que leva menos de dois minutos para ser concluída deve ser realizada imediatamente.
Abra o e-mail, responda-o e exclua-o ou arquive-o, dependendo se você precisar dele mais tarde. Se não exigir resposta, melhor ainda. Esse método funciona melhor para pessoas que recebem muitos e-mails aos quais não é necessário responder, como atualizações para toda a equipe. O objetivo é tocá-lo uma vez, em vez de voltar a ele repetidamente e deliberar se e quando você responderá ou lidará com ele, ou em vez de procrastinar, nunca abri-lo e não ter conhecimento de seu conteúdo (ou mesmo de sua existência) quando você realmente precisa saber o que ele diz. Abra-o, absorva as informações, envie feedback se necessário e pronto.
A regra dos dois toques
Se você tende a receber muitos e-mails que precisam de resposta e a regra de um toque não está funcionando bem, você pode passar para um método de “dois toques” para limpar sua mente e ser mais produtivo. No primeiro toque no e-mail, decida se você precisa respondê-lo imediatamente (com um toque) ou se é algo que pode ou deve ser respondido no final da semana.
O que você acha até agora?
Use as funções de sinalização ou suspensão do seu serviço de e-mail para categorizá-lo, para que ele esteja facilmente disponível quando você estiver pronto para responder. Seu primeiro toque ainda é abri-lo imediatamente – essa é a chave. Deixar os e-mails se acumularem é cansativo, mas abri-los imediatamente ajudará você a manter a paz em sua caixa de entrada. Designar um horário específico para responder a mensagens não urgentes também irá liberá-lo para ser mais produtivo, pois você saberá que fará isso e não sentirá isso pesando sobre você.
Certifique-se de agendar um horário em sua semana para retornar aos e-mails sinalizados. Tente construir uma lista 3-3-3 para gerenciar suas tarefas, designando uma de suas três tarefas de médio ou pequeno porte para abrir todas as mensagens salvas.
