Você já sabe que agendar suas tarefas – seja bloqueando o tempo, agrupando tarefas em lote ou tematizando dias inteiros – é uma grande prioridade quando se trata de ser produtivo e realizar tarefas. Mas quando você tem um monte de tarefas e nem sabe por onde começar a agendá-las, você precisa de um método eficiente para decidir o que fazer imediatamente, o que delegar e o que esquecer. Essencialmente, você não apenas precisa saber o que precisa fazer, mas também classificar essas tarefas com base em quão cruciais elas são, quanto tempo levarão e o que você precisará para realizá-las.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Esta ferramenta de avaliação e produtividade tem o nome do ex-presidente Dwight Eisenhower, que certa vez citou a proclamação do Dr. J. Roscoe Miller: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”. Peço desculpas ao Dr. Miller, mas o homem mais famoso acabou com a honra de ter este sistema com o seu nome. Mais desculpas aos dois homens, mas não entendi totalmente essa citação quando a li pela primeira vez. Para mim, coisas importantes são bastante urgentes, mesmo que o prazo esteja longe. Ainda assim, a citação permanece como está e o método para priorizar as tarefas que dela surgiram é eficaz, independentemente de qualquer salada de palavras que tenha surgido primeiro.
Ao usar a Matriz de Eisenhower, você desenha uma matriz padrão com duas linhas que se cruzam que criam quatro quadrantes. O eixo X representa urgência e o eixo Y representa importância, portanto o quadrante superior esquerdo mostrará tarefas que são urgentes e importantes; o quadrante superior direito abriga tarefas que não são urgentes, mas são importantes; o quadrante inferior esquerdo é para tarefas que não são importantes, mas são urgentes; e o quadrante inferior direito contém tarefas que não são urgentes nem importantes. Esta divisão em quatro partes faz muito mais sentido para mim do que a afirmação original de que “o que é importante nunca é urgente”, porque reconhece que pode ser. Parece assim:
Crédito: Lidiia Lykova / iStock via Getty Images
Como usar a Matriz de Eisenhower
Você pode criar sua própria matriz no papel ou com software como draw.io ou até mesmo serviços especializados como eisenhower.me. Em seguida, basta inserir suas tarefas na matriz, classificando-as pela combinação de urgência e importância. A verdadeira chave é o que você faz a seguir.
Os quadrantes têm finalidades secundárias além de identificar o que é urgente ou importante:
O que você acha até agora?
-
O quadrante superior esquerdo é para tarefas que você precisa se esforçar e realizar agora.
-
O quadrante superior direito é para tarefas que você precisa agendar para serem executadas no futuro.
-
O quadrante inferior esquerdo representa tarefas que você precisa delegar a alguém capaz.
-
O quadrante inferior direito mostra as tarefas que você pode simplesmente excluir ou adiar.
Depois de ver todas as suas tarefas na matriz, delegue as urgentes e não importantes, programe as importantes, mas não urgentes, e comece a trabalhar nas tarefas urgentes do quadrante superior direito. Se o prazo estiver muito próximo, faça isso primeiro, antes de se preocupar com delegação ou agendamento. Essa representação visual de quão importante e urgente é cada responsabilidade pode ajudá-lo a descobrir a que dedicar seu tempo, em vez de perder tempo entrando em pânico pensando no quanto você acha que precisa ser feito.
O uso da matriz é especialmente útil para pessoas que pensam visualmente, mas não se esqueça de que ainda é preciso pensar estrategicamente. Considere mudar da Matriz de Eisenhower para uma lista de tarefas rígida, como a lista 1-3-5. Isso exige que você planeje seu dia em torno de uma tarefa principal, três médias e cinco pequenas. Obviamente, essas tarefas urgentes e importantes serão as primeiras que você tentará realizar, mas além de levar em consideração sua urgência e importância, você deve levar em consideração o tempo e os recursos que elas consumirão. A tarefa mais urgente, importante e com muitos recursos deve ser o principal item da sua lista de tarefas. Aqueles que ainda são importantes, mas exigem menos de você, preencha os três do meio. Cinco pequenas tarefas podem incluir coisas que são importantes, mas não urgentes, e podem até incluir o ato de delegar aquelas que você não precisa fazer. A matriz é apenas o primeiro passo para começar a trabalhar.
Eu também recomendaria usar um sistema como o kanban aqui. Você precisa considerar os recursos disponíveis, não apenas o que precisa ser feito. Pode ser urgente e importante limpar sua casa, mas se você não tiver suprimentos, a tarefa mais urgente é ir ao armazém. O mesmo se aplica a um projeto no qual você precisa trabalhar quando está esperando que um membro da equipe lhe envie uma informação crucial sem a qual você não poderá avançar. Nesse caso, faria mais sentido trabalhar em uma tarefa menos urgente enquanto espera, mesmo que o projeto seja tecnicamente mais urgente. Usar um sistema que leva em consideração o tempo e os recursos necessários para fazer algo o ajudará a ter uma visão mais clara de suas tarefas priorizadas e a tornar seu dia ainda mais produtivo.
