Revise sua lista de tarefas com o método ‘ABCDE’

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Um componente importante da produtividade é priorizar suas responsabilidades diárias e abordá-las em uma ordem que faça sentido, e é por isso que as listas de tarefas são tão importantes. Normalmente, sugiro usar a Matriz de Eisenhower, que ajuda a classificar visualmente as tarefas de acordo com o quão urgentes e importantes elas são, mas há outra maneira: O método ABCDE, que vem de Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time, de Brian Tracy. Obviamente, comer o sapo – ou realizar primeiro a sua maior e mais exigente tarefa todos os dias – é uma maneira de cumprir as tarefas do dia, mas estruturar como você fará o resto também é muito importante. Veja como funciona.

Qual é o método ABCDE de produtividade?

O método ABCDE é uma maneira simples de categorizar tudo o que você precisa fazer e descobrir quais são as coisas mais urgentes, mais exigentes e mais relevantes. Usá-lo pode ser um primeiro passo sólido para fazer sua lista de tarefas, especialmente se você estiver seguindo um modelo como a lista 1-3-5, que exige que você execute uma tarefa principal, três tarefas médias e cinco pequenas todos os dias. Descobrir as tarefas grandes, médias e pequenas é, na verdade, uma tarefa em si (mas não conta como uma das cinco, desculpe).

Essa abordagem é um pouco mais fácil do que técnicas similares de priorização porque é mais subjetiva. Ao planejar seu dia, você dará uma nota a cada tarefa que tem pela frente. Primeiro, liste tudo o que você precisa fazer. Esta pode ser uma lista de suas tarefas do dia, da semana ou do mês – você acabará eliminando tudo. Em seguida, dê a cada um deles uma nota com base neste esboço:

• A é para as tarefas mais importantes, como qualquer coisa que terá consequências se não for realizada. Essas são as tarefas “sapos” que exigirão recursos e tempo, mas também podem ser algo que não leva muito tempo, mas que tem uma forte punição associada ao fracasso, como pagar uma conta em dia.

• Tarefas B são aquelas que também precisam ser realizadas, mas não terão ramificações tão sérias se não forem realizadas imediatamente. Você sabe que precisa fazê-las em algum momento (para que não se transformem na urgência de uma tarefa A), mas você tem um pouco de margem de manobra. Se você tiver um exame decisivo em um mês, estudar para ele agora pode ser uma tarefa B, mas se você esperar muito, rapidamente se tornará A.

• As tarefas C não têm nenhuma consequência por não serem realizadas, mas são coisas das quais seria bom cuidar. Para mim, uma tarefa C pode ser uma resposta a um discurso de relações públicas para dizer que não estou interessado em entrevistar o cliente deles. Não precisei fazer isso, mas é uma coisa legal de se fazer que mantém um relacionamento profissional amigável. (Por outro lado, uma tarefa B seria responder imediatamente ao agente de publicidade de alguém quando ele estivesse tentando marcar um horário para uma entrevista. Uma tarefa A seria fazer a entrevista.)

• Tarefas D são qualquer coisa que você possa delegar a outra pessoa. A pessoa a quem você dá não deve ter nenhuma tarefa A ou B da qual possa tirar; deve se tornar uma prioridade para eles, mesmo que não seja importante para você ou simplesmente algo em que você confia que eles farão o que é certo. É aqui que fica um pouco subjetivo e pode não funcionar para todos. Se você é um gerente no trabalho ou um adulto em sua casa, isso é bastante fácil, mas se você estiver trabalhando em tarefas pessoais, nem sempre é relevante. Você pode pensar um pouco mais abstratamente aqui, se isso ajudar. Às vezes, quando tenho muita roupa para lavar, estou muito ocupado e isso está quase sendo uma tarefa A, na verdade eu transformo isso em uma tarefa D ligando para um serviço de coleta e entrega. Pense em coisas que você pode terceirizar, mesmo que não esteja exatamente em posição de “delegar”. Mesmo uma tarefa A ou B como “planejar a refeição desta noite” ou “limpar a casa” pode ser uma tarefa D se você estiver em condições de pedir uma pizza ou contratar uma faxineira. Esteja aberto para ver tarefas D entre todas as tarefas da sua lista, mesmo que isso exija um pouco de prática, pois isso abre caminho para mais As e Bs.

• As tarefas E são aquelas que você elimina completamente. Se eles não servirem absolutamente nenhum propósito, não tiverem consequências associadas a eles ou puderem até mesmo desviá-lo do curso, simplesmente não os pratique. No entanto, esta é uma nota bastante relativa: digamos que você queira ir ao supermercado e experimentar uma nova receita esta noite, mas simplesmente não tem tempo. Você tem comida suficiente em casa, então nem precisa de comida para viagem. Não há problema em eliminá-lo desta vez, mas quando você esgotar toda a sua comida, a ida ao supermercado voltará à lista em uma posição superior. Outras tarefas E podem nunca reaparecer; eles são simplesmente inconsequentes. Ignore-os para reduzir a pressão sobre você. Até mesmo dar a si mesmo permissão para não fazer as coisas pode ser um grande motivador e um método de produtividade próprio.

Como eu disse, isso é um pouco subjetivo e pode levar algum tempo para você pegar o jeito de categorizar suas tarefas com precisão. Existem outras maneiras mais intensas de priorizar suas responsabilidades diárias e se você estiver lutando para dar uma nota às suas tarefas, talvez seja necessário tentar algo um pouco mais focado em dados. O objetivo aqui é ser rápido e eficiente para que você possa parar de se estressar com o que precisa ser feito, priorizar e começar a fazer.

Use as notas ABCDE para ser mais produtivo

Depois que uma nota for atribuída a cada tarefa, comece a planejar seu dia (e semana e mês). É aqui que entra a lista de tarefas 1-3-5: A única grande tarefa deve ser uma tarefa A, algo que seja urgente e oportuno e/ou exija grandes recursos e foco. As três tarefas de tamanho médio podem incluir uma tarefa menor de nível A, mas provavelmente serão Bs. Para as cinco tarefas menores, pegue as notas B que sobraram e, se quiser, Cs.

Quanto às coisas de nível D, terceirizá-las e coordená-las ainda pode exigir trabalho suficiente para qualificar a execução da delegação como uma de suas cinco tarefas menores, mas depende de quanto esforço isso realmente exige e de como será o resto do seu dia. Não atire no mensageiro, mas talvez você precise recorrer a uma tarefa C para cuidar da delegação. As notas E podem simplesmente ser riscadas. Vá em frente e exclua-os ou elimine-os. Será bom (e produtivo) colocar essa finalidade neles.

O que você acha até agora?

Depois de organizar quais tarefas são necessárias para o dia, olhe para a semana e lembre-se de quaisquer responsabilidades de nível B e transfira-as para um dia que funcione para você, caso não tenha tempo naquele dia específico. Adiá-los irá transformá-los em As rapidamente.

Como sempre, conte com o timeboxing para programar o dia a partir daí. Aloque tempo para cada tarefa em seu calendário, reservando mais tempo para as principais tarefas de nível A e cada vez menos tempo para B e C. Não faça multitarefas; em vez disso, faça cada coisa em ordem, começando comendo o sapo e passando pelas outras coisas, uma de cada vez, até terminar. (A exceção aqui é que, se você estiver delegando tarefas, tente concluí-las com antecedência para que a outra pessoa tenha tempo de concluir o que deveria ser um trabalho de nível A ou B para ela também.)

Classificar suas responsabilidades é uma maneira fácil de ter uma perspectiva sobre elas e aumentar seu senso de urgência em relação a elas, o que o obriga a ser mais produtivo. Colocar tudo em uma lista ordenada lhe dá estrutura e direção, desperdiça menos tempo ao longo do dia e lhe dá uma sensação de realização quando terminar, o que por si só é um ganho de produtividade.

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