Às vezes, não são as tarefas da sua lista de tarefas que o sobrecarregam, mas simplesmente o ato de resolvê-las e descobrir por onde começar. Antes de poder priorizar suas responsabilidades e estabelecer um cronograma para realizar tudo (usando estratégias como “comer o sapo” ou criar uma lista de tarefas 1-3-5), você deve identificar quais são essas grandes tarefas e qual a capacidade que você tem para assumi-las. Se você é o tipo de pessoa que acha útil visualizar essas coisas, deixe-me apresentar-lhe um par de estratégias que envolvem imaginar tarefas como pedras: a “teoria do pote de picles” e a “teoria das pedras grandes”.
Qual é a teoria do pote de picles?
A teoria do pote de picles é um excelente exercício mental para quem pensa ou processa as coisas visualmente. Foi conceituado por Jeremy Wright em 2002, com base na ideia de que um pote de picles contém uma quantidade finita de conteúdo. O mesmo acontece com o seu dia. Há um limite para o que você pode fazer em um dia, assim como há um limite para o que você pode colocar em um pote de picles.
Ao pensar no seu dia como um pote de picles, imagine-o cheio de três coisas: pedras, seixos e areia. Elas representam suas responsabilidades diárias, mas como você pode ver, são de tamanhos diferentes. Você pode colocar mais coisas menores, como areia e seixos, do que pedras, mas as pedras ainda podem ocupar metade do frasco.
Como funciona a teoria do pote de picles?
Para usar esse tipo de pensamento, você precisa categorizar as tarefas do seu dia. Comece anotando todas e depois priorizando-as usando a Matriz de Eisenhower, que é útil para descobrir quais tarefas são urgentes e importantes, urgentes e não importantes, não urgentes, mas importantes, e não urgentes e não importantes. (Melhor ainda: este também é um sistema visual. Você projeta uma matriz e traça suas tarefas ao longo do gráfico.)
Em seguida, atribua cada tarefa a uma pedra, seixo ou areia, assim:
-
Rochas são as grandes tarefas que são importantes, necessárias para serem executadas imediatamente e/ou que ocuparão uma grande parte do tempo. Estudar para uma prova, finalizar um grande projeto no trabalho ou limpar a casa podem ser tarefas difíceis, por exemplo.
-
Seixos são as coisas que são importantes de fazer, mas não são imediatamente necessárias ou consomem muito tempo. Você pode colocar algumas delas na jarra, dependendo de quantas pedras você tem lá dentro.
-
Areia representa as pequenas coisas que você precisa fazer para manter o seu dia avançando ou apenas deseja fazer. Ele entra por último no frasco e preenche as lacunas entre os itens maiores. Areia pode ser qualquer coisa, desde responder e-mails, ir a reuniões, ligar para sua mãe ou relaxar. Não são necessariamente urgentes ou demorados, mas ainda assim são importantes para o seu trabalho ou bem-estar mental.
Visualize-se colocando de uma a três pedras na jarra, de três a cinco pedrinhas e o máximo de areia que couber. Compreendendo que nem tudo o que você precisa fazer sempre cabe ali, você pode tomar decisões sobre quais pedras, seixos e pedaços de areia guardar para a jarra do dia seguinte.
Isto funciona porque lhe dá um exemplo tangível da sua própria capacidade, mas também lhe lembra que mesmo quando o seu dia está cheio de “pedras” e “seixos”, você ainda tem espaço para “areia”. Não se esqueça de deixar um pouco da areia ser agradável, pois as pausas são essenciais para a produtividade. Não encha demais o seu pote com pedras e seixos a ponto de não ter espaço para areia, e não se esqueça de que outras pessoas têm seus próprios potes que podem não estar tão cheios. Considere delegar algumas tarefas “pebble” a um colega de equipe, seja um colega de trabalho ou seu cônjuge, ou eliminar completamente as tarefas desnecessárias. Na sua Matriz de Eisenhower, estes serão aqueles que não são nem urgentes nem importantes.
Finalmente, você pode fazer uma lista do que não deve ser feito se estiver com dificuldade para descobrir o que não colocar no pote. Podem ser listas de coisas que você pode simplesmente ignorar ou listas de coisas para delegar ou adiar; independentemente disso, saber o que não é crucial antes de começar a planejar o ajudará a se adequar ao que é.
Qual é a teoria das grandes rochas?
Existe uma versão simplificada da ideia acima que pode funcionar para você também, se você não quiser categorizar suas tarefas em pedras, seixos e areia, mas quiser algo um pouco mais simplificado.
O que você acha até agora?
Você pode estar familiarizado com o conceito de “pedras grandes” se tiver lido o popular livro de Stephen Covey, Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Essencialmente, assim como acontece com a mentalidade do pote de picles, você deve pensar no seu tempo, energia e recursos como um grande recipiente e nas coisas que você precisa fazer como pedras ou cascalho. Você não pode colocar muitas pedras grandes ali, mas pode colocar algumas e ainda ter espaço para tarefas menores. Os grandes tiram o espaço – seus recursos e tempo – então você tem que ser intencional sobre quantos você realmente tenta encaixar.
Visualizar é importante, mas você ainda precisa usá-la para fazer um plano e realizar as tarefas. Primeiro, anote tudo o que você precisa fazer em uma página, seja em um processador de texto digital ou em um caderno físico. Em seguida, considere quanto tempo, energia e outros recursos cada coisa consumirá e marque-a como rocha ou cascalho. Ao contrário de outros métodos de priorização de tarefas, como a matriz de Eisenhower mencionada acima, isso pode ser bastante vago. Basta dar o seu melhor palpite sobre quanto cada tarefa irá esgotar você. (Quando você estiver com pouco tempo, opte por essa abordagem de pedras grandes em vez da abordagem de pote de picles devido à sua relativa simplicidade.)
Depois de ter tudo designado como pedra ou cascalho, programe as pedras primeiro. É aqui que você pode usar o time boxing para reservar claramente um tempo dedicado para cada coisa que você precisa fazer. Tenha em mente que se você agendar e trabalhar em atividades de cascalho – e-mails, telefonemas, lavar a louça, o que quer que seja – sem enfrentar as pedras grandes primeiro, você nunca chegará às pedras grandes; as tarefas menores geralmente são infinitas, então você precisa priorizar as grandes. Volte para a sua visualização: se você colocar todo o cascalho em seu recipiente antes das pedras grandes, você o encherá e não deixará espaço, mas se você colocar as pedras grandes primeiro e depois adicionar o cascalho, o cascalho cairá entre as pedras e se acomodará onde puder.
Identificar as tarefas exigentes e com muitos recursos e priorizar aquelas à frente das tarefas mais servis permitirá que você realmente reserve tempo para enfrentá-las, para que possa encaixar o resto onde puder. Mas seja um pouco criterioso com essa programação: não coloque um dia inteiro de grandes pedras na sua agenda. Você vai se esgotar. Em vez disso, escolha apenas um ou dois por dia e, em seguida, dedique o resto do seu tempo a essas tarefas de manutenção.
À medida que você melhora a incorporação desse método em seu fluxo de trabalho, não precisará mais pensar em pedras e potes (a menos que queira). Você pode mudar para um método como a lista 1-3-5, que exige o pré-planejamento e a conclusão de uma tarefa grande, três tarefas médias e cinco pequenas por dia. Apenas tenha em mente que tarefas médias podem se tornar grandes tarefas se adiadas por muito tempo, e que você pode precisar transformar o trabalho de preparação para tarefas maiores em uma de suas tarefas menores.
