Todos somos culpados de tratar nossos calendários como ferramentas passivas.
Na maioria das vezes, você entra em suas reuniões e pronto. Se você for um pouco mais específico, poderá usá-lo para lembretes ou tarefas, mas isso já é mais do que a maioria das pessoas faz.
Qualquer outra coisa relacionada à minha programação diária fica na minha cabeça. Efetivamente, como uma lista de tarefas em constante evolução, com base na rapidez com que consigo realizar as tarefas ao longo do dia.
Isso tem um resultado previsível. Embora meus dias sejam ocupados, não sou tão produtivo ou eficiente quanto posso.
A eficiência geralmente é aumentada pela otimização e, se sua programação muda o tempo todo, não é realmente possível otimizar.
Muitas vezes eu acabava à noite me perguntando para onde o tempo voou. Embora seja uma afirmação divertida de fazer, não é tão divertido quando você está constantemente perseguindo sua lista de tarefas.
Para isso, decidi fazer alterações seguindo um novo sistema.
Agora, antes de começar a adivinhar para qual aplicativo ou sistema de produtividade mudei, deixe-me ser claro. Não foi. Em vez disso, comecei a usar um recurso integrado ao Google Agenda: bloqueio de tempo.
Sério, tudo o que foi necessário para retomar o controle do meu dia foi começar a usar meu calendário não apenas para monitorar compromissos, mas para planejar ativamente meu dia usando blocos de tempo.
Isso ajudou a tornar meu dia de trabalho mais simplificado e as expectativas mais realistas. Mas o mais importante é que me ajudou a manter o controle da minha agenda.
4 atualizações silenciosas do Agenda que mudaram a forma como administro meu tempo
Os recursos menos conhecidos do Google Agenda podem melhorar drasticamente o gerenciamento do tempo
As tarefas não são a maneira mais eficiente de planejar o seu dia
A peça que faltava na maioria dos sistemas de produtividade
A maioria dos aplicativos de produtividade começa com tarefas. Isso faz sentido, já que a maior parte do seu dia é ocupada concluindo, bem, tarefas.
Você anota as coisas, coloca-as em ordem de prioridade e pressiona concluído quando terminar. Tudo isso é útil, mas ignora um ponto muito importante. Tempo.
Uma lista de tarefas informa o que precisa ser feito. O que isso não diz é quando isso realmente acontecerá ou como reservar tempo para que isso aconteça.
Sem bloqueio de tempo, todas as suas tarefas existem no vácuo. Você pode olhar sua lista e tentar chegar a tempo.
O problema é que o seu dia já está lotado de maneiras que você não consegue imaginar. Pense em reuniões que duram mais do que o esperado, ligações, e-mails, trabalho administrativo e muito mais.
É aí que entra o bloqueio do tempo.
Ao atribuir tarefas a blocos específicos em seu calendário, você é forçado a realizar essas tarefas em um horário pré-determinado.
Também lhe dá uma sensação de urgência se você estiver procrastinando uma tarefa específica. Além disso, permite que você veja se seus planos são um pouco ambiciosos demais e ajuda você a planejar melhor.
Na minha configuração, comecei a usar o Google Agenda para bloquear o tempo para tudo o que importa. Seja trabalho focado, pesquisa, redação, trabalho administrativo ou intervalos.
Esses blocos ficam ao lado das minhas reuniões e me ajudam a organizar meu dia significativamente melhor. Se existir no calendário, precisa ser feito. Simples assim.
Por mais que eu tente seguir os blocos de tempo, se algo inesperado surgir, posso mover o bloco de tempo. Isso me permite adaptar meu plano, mas me permite manter o controle.
O bloqueio de tempo funciona melhor quando você mantém a simplicidade
Planeje sua intenção em vez de microgerenciar tarefas
O bloqueio de tempo pode parecer complicado, mas na verdade não é. A chave para fazer com que funcione para você é mantê-lo simples e consistente.
Você não precisa preencher todos os momentos do seu dia. Você só precisa criar um cronograma realista de tudo o que você precisa fazer no seu dia.
Na maioria das noites, depois de encerrar o dia, entro no Google Agenda e bloqueio o dia seguinte. Minha lista de tarefas do Google desempenha um grande papel em me ajudar a saber tudo o que preciso fazer.
Como as reuniões já estão no calendário, adiciono blocos de tempo ao redor delas para tarefas com base na urgência.
Por exemplo, terei um bloco de tempo de escrita de 90 minutos logo pela manhã, porque é quando sou mais produtivo. Além disso, me ajuda a tirar os prazos do meu dia do caminho.
Na minha experiência, os blocos de tempo baseados em intenções funcionaram melhor do que a criação de blocos para tarefas específicas.
Esta é uma distinção importante. Embora minhas tarefas administrativas mudem de um dia para o outro, e talvez até durante o dia, geralmente tenho uma ideia aproximada de quanto tempo levarei para concluí-las.
O Google Agenda torna todo esse esforço fácil. A criação de um evento leva apenas alguns segundos. Eu nomeio, defino uma duração e sigo em frente.
Se meu trabalho não terminar ou meu bloco de tempo não funcionar conforme planejado, eu reprogramo. Também utilizo blocos de tempo recorrentes para coisas que faço diariamente.
Por exemplo, tenho um bloco de tempo fixo para treinos e outro para pesquisas. Eles não são negociáveis e certifico-me de não me alinhar com uma reunião que coincida.
O bloqueio de tempo ajuda você a estruturar melhor seu tempo
O bloqueio de tempo não lhe dará mais horas por dia. Nada pode. Mas ajuda você a aproveitar melhor o tempo de que dispõe.
Isso me ajudou a reduzir a ansiedade em relação ao microgerenciamento de tarefas por um dia. Em vez disso, sei que tipo de tarefa devo realizar e a que horas do dia e posso simplesmente continuar com ela.
Se você acha que seus dias estão um pouco caóticos, use o Google Agenda para bloquear o tempo. Você pode ficar agradavelmente surpreso ao saber como colocar limites em seu tempo pode ajudá-lo a obter mais controle sobre sua programação.
