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Um bom método de produtividade pode significar a diferença entre um dia desorganizado e insatisfatório e aquele em que você realiza muitas tarefas e se sente bem com isso. Essa desvantagem é a razão pela qual existem tantos desses métodos, técnicas e hacks. Alguns têm mais de 100 anos, alguns foram descobertos acidentalmente por pessoas comuns que buscavam melhorar suas vidas e alguns vêm de autoproclamados gurus que publicam livros inteiros sobre suas descobertas.
E alguns são melhores que outros – embora talvez não objetivamente. Para encontrar aquele que funciona melhor para você, dê uma olhada neste guia para sete dos meus favoritos. Notavelmente, esses são os que eu gosto, mas há muitos por aí para você considerar também. Experimente um que pareça combinar perfeitamente com sua maneira de pensar e trabalhar (ou tente evitar o trabalho).
O método “Power Hour”
A ideia de uma “Power Hour” vem do livro de Adrienne Herbert, Power Hour: Como focar em seus objetivos e criar uma vida que você ama e pede que você dedique uma hora por dia para trabalhar duro em sua maior tarefa – ou naquilo que você mais gosta. Às vezes, essa é uma tarefa obrigatória que terá ramificações importantes em sua vida, como preencher formulários de emprego ou fazer o dever de casa. Nesse caso, o que mais importa para você é seu objetivo geral de melhoria. Outras vezes, pode ser um projeto pessoal ou uma paixão que você deseja reservar tempo para realizar, o que melhorará sua vida, fará você se sentir mais feliz e mais produtivo dessa forma. O truque é comprometer-se – comprometer-se verdadeiramente – a dedicar essa hora todos os dias, alterando a sua agenda, se necessário.
Aqui está meu resumo mais completo da abordagem, que comecei a colocar em prática em minha vida com ótimos resultados.
A regra dos 10 minutos
De todas as técnicas da lista, esta pode ser a que uso (ou adapto) com mais frequência. Essencialmente, quando há uma tarefa pequena, mundana ou tediosa que não o entusiasma, mas que não leva mais de 10 minutos para ser realizada, você simplesmente a executa. Apenas faça. É isso. Parece fácil, mas não é, já que essas também são tarefas que você provavelmente adiará e ignorará, como responder e-mails ou lavar a louça. Lutar contra esse impulso, comprometer-se a fazer essas coisas apenas quando você pensa nelas e depois realizá-las é difícil no início, mas se torna um hábito com o tempo – e traz muitos benefícios. Faço isso quando estou limpando meu apartamento. Em vez de trabalhar em uma lista de verificação de limpeza ou em um plano estruturado (que é útil para muitas pessoas), eu apenas assumo uma tarefa quando percebo que ela precisa ser feita. Então, não apenas tudo é feito, que é o ponto, mas sinto uma sensação de motivação e contentamento. Desde que comecei a fazer isso, minha casa nunca esteve mais limpa, embora eu não siga nenhuma orientação rígida além de “apenas faça”.
Também associo isso a outro truque favorito – o truque “mais um”, que envolve perguntar a si mesmo: “Posso fazer mais um?” toda vez que você termina uma pequena tarefa. A resposta geralmente é sim e quando se torna não, você se dá a graça de parar. Apenas saber que você não precisa, mas pode fazer algo, pode ser bastante motivador.
Aqui está um explicador mais longo sobre a regra dos 10 minutos.
O “Método de Ação” da produtividade
Este método é um dos meus favoritos para manter a tarefa quando estou lidando com vários projetos. Ele exige que você organize suas tarefas em três categorias: etapas de ação, referências e etapas secundárias. Depois de fazer isso, você coloca tudo em uma planilha com essas três categorias como cabeçalhos de coluna. Você aloca tarefas em cada coluna ao lado de notas, material suplementar e tudo o mais que você precisa – e as move à medida que mudam suas designações, pois o que é algo secundário hoje pode ser uma etapa de ação amanhã. Organizar tudo dessa maneira ajuda você a se manter atualizado sobre as necessidades mais urgentes.
Aqui está uma explicação completa de como empregar o Método de Ação. (O método “ABC” é muito semelhante, com as tarefas “A” sendo obrigatórias e de alta prioridade, as tarefas “B” sendo atividades obrigatórias e as tarefas “C” sendo de baixa prioridade.)
O método de produtividade 3-3-3
Usando esta técnica, você pretende planejar seu dia em três: gaste as primeiras três horas trabalhando profundamente em seu projeto mais importante, depois conclua outras três tarefas urgentes que exigem menos tempo e, em seguida, faça três tarefas de “manutenção”, como responder e-mails ou agendar outro trabalho. Esse método funciona porque você faz seu trabalho profundo e focado desde o início, o que o deixa no ponto e lhe dá uma sensação de realização e torna mais fácil lidar com as coisas depois. Gosto deste nos dias em que preciso de um toque de estrutura. Eu uso um método de priorização – geralmente o MIT, que me obriga a pensar nas minhas responsabilidades em termos do impacto que elas terão na minha vida, mas às vezes um como a matriz de Eisenhower – para descobrir a qual categoria todas as minhas tarefas pertencem e, em seguida, sigo as diretrizes para garantir que todas sejam realizadas. Normalmente eu retiro esse quando tenho um grande projeto e estou lutando para pensar em como farei tudo. Até mesmo dividir uma tarefa grande em três horas de trabalho árduo, três componentes urgentes e três tarefas de “manutenção” ajuda tudo a fluir um pouco mais facilmente.
Aqui está um guia para planejar seu dia em três.
O método de produtividade “Eat the Frog”
Semelhante ao 3-3-3, o método “Eat the Frog” convida você a trabalhar em sua tarefa maior, mais assustadora e mais verrucosa logo pela manhã. Qualquer que seja a tarefa demorada que o manteve acordado à noite, é isso que você deve fazer primeiro. É semelhante ao Power Hour no sentido de que você deve fazê-lo no início do dia, mas diferente porque este pode não ser o seu projeto mais importante ou movido pela paixão. Depois disso, todo o resto deverá ser mais fácil. Embora a maioria dos proponentes argumente que você deve “comer o sapo” assim que acordar, esse método pode funcionar em qualquer horário, desde que você se comprometa a começar a tarefa difícil cedo, com entusiasmo e sem hesitação, liberando assim o resto do seu dia para outro trabalho e diminuindo seu nível geral de estresse. Quando uso este, especifico um pouco mais. Se limpar a cozinha é a tarefa mais exigente do dia, isso não significa que deva fazê-lo assim que acordar, mas sim quando chegar em casa do trabalho ou de outras tarefas. Não faria sentido adiar a saída para o dia para fazer isso, mas faz sentido transformá-lo na “primeira coisa” que faço quando estou no espaço relevante, pois torna melhor o resto do meu tempo em casa à noite.
Aqui está um guia para comer seu primeiro sapo, por assim dizer.
O método de produtividade Kanban
Kanban é semelhante ao Método de Ação, mas exige que você rotule suas tarefas como pendentes, em execução e concluídas. Funciona melhor quando gerenciado em uma planilha ou mesmo em um grande quadro com notas adesivas, mas você precisa das três colunas para poder mover tudo o que estiver concluído para a pilha de “prontos” e tudo o que ainda precisa ser feito para as “tarefas”. Se você é uma pessoa visual, isso vai mudar o jogo, pois ajuda você a ver facilmente o que precisa ser feito e lhe dá alguma satisfação quando você vê o que já realizou se acumulando em “pronto”.
O que você acha até agora?
Aqui está um guia para implementar o método de produtividade Kanban.
O método de produtividade timeboxing
Outro truque para os visualmente inclinados e motivados, o timeboxing exige que você programe o dia inteiro. Todas as atividades, desde responder e-mails, trabalhar em um grande projeto, até fazer um lanche, devem entrar na sua agenda. É muito mais fácil usar um calendário digital, como o Google Calendar, para isso, já que grande parte do dia normal está sujeito a alterações e é mais simples movimentar as coisas por lá do que em um planejador físico, mas tente não se desviar muito da programação só porque o desvio é arrastar e soltar. A ideia por trás desse método é que ele permite que você planeje dedicar exatamente o tempo necessário a cada tarefa para concluí-la e, ao mesmo tempo, preencher o dia inteiro com atividades. Existem muitos truques que acompanham este e, depois de começar, você pode entrar na toca do coelho da técnica de produtividade. Por exemplo, a Lei de Parkinson determina que quanto mais tempo você se dedicar para trabalhar em algo, mais tempo levará naturalmente – o que o torna menos produtivo, reduzindo a qualidade do seu trabalho ao longo do tempo e impedindo-o de trabalhar em outras coisas. Com o timeboxing, você pode e deve praticar cortar o tempo de todas as suas caixas, reservando-se menos tempo para trabalhar em geral. Nas lacunas que você criar, não se esqueça de fazer uma pausa. Eles também são essenciais para a produtividade.
Aqui está um guia para começar a usar o timebox.
A técnica de produtividade Pomodoro
Este é um modo de espera antigo que resistiu ao teste do tempo porque funciona muito bem: trabalhe 25 minutos em uma tarefa, faça uma pequena pausa de cerca de cinco minutos e trabalhe novamente por 25 minutos. Cada vez que você completar quatro ciclos de 25 minutos, faça uma pausa mais longa. Isso coloca você no ritmo de trabalhar duro nessas rajadas de 25 minutos, já que você sabe que um pequeno alívio está chegando. O intervalo recarrega você e você volta ao trabalho repetidamente, até que seu trabalho seja concluído. Para maximizar os benefícios do Pomodoro, adquira um cronômetro especializado para que você não precise definir alarmes no telefone e possa trabalhar sem olhar para ele e para todos os seus aplicativos que distraem. Por outro lado, um aplicativo pode ser exatamente o que você precisa. Eu adoro o Focus Pomo, um aplicativo específico da técnica Pomodoro que bloqueia todos os outros durante as “sessões de foco”. Se você não achar essa abordagem útil após algumas tentativas consistentes, não tenha medo de adaptá-la também. O padrão de 25 minutos ligado e cinco minutos desligado funciona bem para muitas pessoas, mas você pode precisar de sessões de trabalho ou de intervalo mais curtas ou mais longas. O que mais importa é que você dê um tempo para eles, se comprometa a fazer pausas e depois se comprometa a voltar ao trabalho.
Aqui está um guia para começar a usar o método Pomodoro.
O Método de Planejamento de Resultados (RPM)
Essa técnica vem do famoso palestrante motivacional Tony Robbins, que a projetou para ser motivacional, rápida e eficiente. A sigla não significa apenas Método de Planejamento Rápido, mas também pode servir como um guia sobre como deve ser o seu dia: Orientado para resultados, orientado para um propósito e construído em torno de um “plano de ação massivo”.
Consistentemente – todas as manhãs ou semanas – pergunte-se estas três perguntas:
-
O que eu quero?
-
Qual é o meu propósito?
-
O que preciso fazer/Qual é o meu grande plano de ação?
Ao fazer isso, você se conecta mais à sua missão e fica mais energizado para começar a trabalhar imediatamente na resposta à terceira pergunta, em vez de gastar muito tempo deliberando sobre o que deve ou não fazer com seu tempo.
