Passo muito tempo no Gmail. Com e-mails de trabalho, acompanhamentos, boletins informativos e notificações aleatórias, minha caixa de entrada pode parecer um buraco negro que devora horas do meu dia.
Tentei pastas, marcadores, verificação agendada e até desafios de caixa de entrada zero, mas ainda gastava muito tempo digitando as mesmas respostas continuamente.
No entanto, quando percebi que o Gmail tinha uma maneira integrada de lidar com mensagens repetidas com muito menos esforço, responder aos e-mails diários deixou de parecer um trabalho árduo.
Veja como o uso de modelos mudou completamente minha rotina de e-mail.
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Minha caixa de entrada parou de parecer um problema que eu precisava resolver separadamente
Eu estava reescrevendo os mesmos e-mails toda semana
Credit: Lucas Gouveia / Android Police
A maior parte da minha caixa de entrada não é imprevisível. Geralmente envolve mensagens semelhantes que aparecem repetidamente, diferindo apenas em nomes, datas ou contexto.
Por exemplo, eu ainda estava digitando cada resposta às confirmações, acompanhamentos e explicações das reuniões, embora o texto quase não mudasse.
Embora nada disso fosse difícil, estava ficando repetitivo. Cada resposta rápida ainda exigia que eu pensasse no tom, reformulasse uma frase que já havia escrito dezenas de vezes e verificasse se não havia perdido nada óbvio.
A parte frustrante foi saber que já havia escrito esses e-mails antes. E era fácil ignorar quanto tempo e energia mental isso consumia.
No final da maioria das semanas, o e-mail começou a parecer opressor.
O recurso do Gmail que eu estava ignorando
O Gmail oferece suporte a modelos há anos, mas sempre os rejeitei como algo destinado a e-mails de vendas ou respostas prontas de suporte.
Eles pareciam um exagero para o uso diário, então nunca me preocupei em ligá-los.
No entanto, eu estava cansado de enviar e-mails semelhantes repetidamente, então pensei: por que não deixar o Gmail fazer o trabalho para mim?
Os modelos permitem que você rascunhe uma mensagem uma vez, salve-a e insira-a em e-mails futuros com apenas alguns cliques.
No início, fiquei preocupado que meus e-mails parecessem robóticos ou impessoais. O Gmail permite personalizar modelos dinamicamente, para que você possa ajustar saudações, adicionar contexto ou incluir anexos sem perder velocidade.
A ativação de modelos é simples. Abra o Gmail na web e clique no botão ícone de engrenagem. Clique Ver todas as configurações e vá para o Avançado guia. Selecione Habilitar ao lado Modelos.
Para criar um modelo, você precisará abrir um novo Compor janela.
Escreva a mensagem que deseja reutilizar e clique no botão ícone de menu de três pontos na parte inferior. Selecione Modelose escolha Salvar rascunho como modelo e Salvar como novo modelo.
Para usar um modelo, abra um Compor janela, clique no ícone de menu de três pontos na parte inferior, selecione Modelose escolha aquele que deseja inserir.
Não é possível criar ou inserir modelos no aplicativo Gmail para dispositivos móveis. Eles estão disponíveis apenas ao usar o Gmail em um computador.
Como construí minha biblioteca de modelos
Comecei identificando os e-mails mais repetitivos do meu dia.
Sempre que me pegava reescrevendo a mesma resposta pela terceira ou quarta vez, essa era a minha deixa para transformá-la em um modelo.
Para mim, eles se enquadram em três categorias:
-
Confirmações e agendamento de reuniões
-
Acompanhamento de trabalhos ou projetos
-
E-mails de agradecimento e reconhecimento
Criei templates concisos e adaptáveis para cada cenário. Por exemplo, meu modelo de confirmação de reunião diz:
Olá (Nome),
Obrigado por confirmar. Estou ansioso por nossa reunião em (Data) às (Hora).
Melhor,
(O meu nome)
Sempre que precisava confirmar uma reunião, inseria o template, preenchia o nome e a data e clicava Enviar.
Em vez de digitar quase um parágrafo inteiro de cada vez, a mensagem ficava pronta em segundos.
Meus modelos de acompanhamento incluíam lembretes, verificações de status e atualizações de projetos.
Também aprendi a não otimizar demais. Meus modelos não estão perfeitamente redigidos ou bloqueados. Eles são intencionalmente um pouco genéricos, com espaço para ajustar o tom ou os detalhes antes do envio.
Acelerando o e-mail com atalhos
Credit: Lucas Gouveia / Android Police
Depois de implementar um pequeno conjunto de modelos, a economia real de tempo veio ao combiná-los com atalhos.
O Gmail não oferece automação para modelos por si só, mas algumas opções integradas foram suficientes para torná-los mais rápidos de usar.
Os atalhos de teclado são o exemplo mais simples.
Com os atalhos do Gmail ativados, a inserção de um modelo leva apenas alguns toques no teclado quando você já está na janela Escrever. Não é uma automação completa, mas facilita as coisas quando você responde a e-mails semelhantes ao longo do dia.
Para ativar os atalhos de teclado do Gmail, clique no botão ícone de engrenagem e selecione Ver todas as configurações. No Em geral guia, role para baixo até a Atalhos de teclado seção e selecione o botão de opção para Atalhos de teclado ativados. Clique Salvar alterações.
Em vez de clicar nos menus, eu poderia digitar:
- R responder
- Ctrl + Enter enviar
- F para encaminhar o e-mail
Também combinei modelos com filtros do Gmail.
Por exemplo, e-mails da minha equipe sobre relatórios semanais são automaticamente rotulados e movidos para uma pasta separada. Eu examino esta pasta e uso modelos para responder rapidamente.
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A configuração simples do Gmail que economiza tempo
Depois de usar os modelos do Gmail, minha caixa de entrada finalmente pareceu gerenciável. Eu estava respondendo mais rápido, reduzindo a desordem e liberando espaço mental para outras tarefas.
Alguns ajustes simples, como habilitar modelos, construir uma pequena biblioteca de mensagens repetidas e usar atalhos de teclado mudaram completamente a forma como lido com meus e-mails.
Se você está cansado de digitar as mesmas respostas ou se sente sobrecarregado com sua caixa de entrada, os modelos do Gmail são um truque simples com uma grande recompensa.
