Eu uso o Google Agenda para lidar com todos os lembretes da minha vida, como aniversários, contas, renovações e compromissos.
No entanto, continuei deixando de lado as pequenas tarefas que nunca cabem em um evento do calendário, como enviar um documento por e-mail, acompanhar um reembolso, ligar para o atendimento ao cliente durante o horário comercial ou verificar uma apólice antes que o período de devolução feche.
Em algum momento, percebi que a questão não era que eu estivesse esquecido; foi que eu estava usando a ferramenta errada.
O Google Agenda é brilhante para compromissos, mas péssimo para pequenas tarefas que surgem, se acumulam e desaparecem com a mesma rapidez.
Foi então que decidi usar o Google Keep para ficar por dentro de coisas que não pertenciam ao Agenda.
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Use os lembretes do Keep para lembrar tarefas
Quando percebi que o Google Agenda não era adequado para microtarefas e movi alguns itens para o Google Keep, tudo mudou na forma como me lembro das pequenas coisas.
Os lembretes do Google Keep parecem mais flexíveis e menos intimidadores do que bloquear o horário em uma agenda.
Eu amo o quão rápido todo o fluxo é.
Posso fazer uma anotação de uma linha como “Enviar o formulário de seguro por e-mail” e tocar no botão ícone de lembrete sem pensar demais. Não há necessidade de escolher um calendário ou duração.
Os lembretes baseados no tempo são ótimos, mas os lembretes baseados na localização são seriamente subestimados.
Se eu precisar pegar fita adesiva na loja, adiciono o local ao lembrete.
Na próxima vez que entro no prédio, meu telefone vibra exatamente com a coisa que eu estava prestes a esquecer.
O calendário não pode corresponder a esse tipo de tempo do mundo real.
Codificação de cores com propósito
Credit: Lucas Gouveia / Android Police | Mallmo / Shutterstock
Só quando meus lembretes começaram a desmoronar em uma enorme parede amarela é que percebi que codificá-los por cores poderia organizar melhor minhas anotações.
Agora, vermelho brilhante significa “urgente hoje”, seja para devolver um pacote, enviar um documento por e-mail para alguém ou renovar uma assinatura. Amarelo é para coisas que preciso lembrar esta semana, mas não são emergências.
Verde é estritamente para tarefas administrativas de vida, como informações de garantia ou números de seguro. Azul é para notas de referência, incluindo medições, números de pedido e instruções.
E roxo é para lembretes de longo prazo que não precisarei diariamente, mas que esquecerei totalmente se não os capturar em algum lugar.
A magia está em saber o que cada um representa sem pensar. Posso abrir o Keep com pressa, examinar minhas anotações e identificar imediatamente o que precisa de minha atenção.
Use rótulos no Keep para controlar as notas
A codificação por cores me ajudou a separar visualmente minhas anotações, mas os rótulos finalmente fizeram o Google Keep parecer mais organizado.
Como o aplicativo não possui um sistema de pastas, eu costumava rolar indefinidamente por uma longa lista de lembretes, listas de compras e capturas de tela aleatórias.
Os rótulos transformaram tudo isso em algo que eu pudesse navegar.
Comecei criando algumas categorias como Afazeres, Trabalhar, Pessoale Administrador. Em seguida, naveguei em minhas notas existentes e adicionei rótulos sempre que fizessem sentido.
Agora posso tocar Afazeres e ver apenas as pequenas tarefas que preciso fazer hoje, não misturadas com planos de férias ou listas de compras. Quando preciso acompanhar todos os documentos que enviei esta semana, está tudo sob controle Administrador rótulo.
Os rótulos também funcionam perfeitamente com a pesquisa do Keep. Digitar uma palavra-chave agora exibe o conjunto exato de notas que espero.
É um truque simples, mas rotular minhas anotações mudou toda a experiência. Meus lembretes agora parecem estruturados e nada importante fica enterrado sob o barulho.
O truque da lista de verificação que me mantém consistente
Uma das inovações mais significativas que tive com o Google Keep foi tratar algumas tarefas como comportamentos recorrentes, em vez de lembretes únicos.
Eu costumava criar notas separadas para coisas como “preparar documentos para a semana”, “enviar quadro de horários” ou “tarefas semanais”, e elas se acumulavam em uma bagunça caótica.
Agora, mantenho algumas listas de verificação principais que são redefinidas toda vez que as concluo, e esse tem sido um dos sistemas mais confiáveis que já usei.
Vou verificando as coisas à medida que avança e, no final do dia ou da semana, toco Desmarque todos os itense a lista é redefinida.
É a estrutura perfeita para rotinas que não mudam, mas que ainda precisam de atenção.
O sistema simples que mudou a forma como me lembro das coisas
Embora o Agenda ainda administre os eventos mais importantes da minha vida, o Keep cuida das tarefas pequenas e facilmente esquecidas.
Ao usar notas codificadas por cores, rótulos que funcionam como sistemas de arquivamento, lembretes e listas de verificação, o aplicativo finalmente estruturou minhas tarefas diárias.
Em vez de ser um painel barulhento e lotado de notas desordenadas, agora é um sistema surpreendentemente confiável que monitora o que importa.
Com alguns ajustes, o Keep se tornou mais do que apenas um aplicativo de anotações para mim.
