Nem todo método de produtividade funciona para todas as pessoas. É por isso que existem tantos por aí, e é também por isso que você precisa gastar tempo para descobrir quais deles podem funcionar para você, mesmo que seja necessário alterá-los ou adaptá-los um pouco. Quando você está enfrentando uma tarefa extraordinariamente grande ou esmagadora, os métodos tradicionais nos quais você normalmente confia podem não ser úteis. Por que não tentar um golpe duplo, combinando dois que gosto muito para facilitar?
A técnica de “uma mordida”
Primeiro, vamos tentar a técnica da mordida única. Isso requer um pouco de planejamento prévio, mas pode ajudá-lo quando uma tarefa parecer assustadora. Pegue um pedaço de papel (ou use um documento digital) e anote sua tarefa. Digamos que ele esteja conduzindo uma reunião trimestral no trabalho. Em seguida, divida-o nas tarefas menores que o compõem, que podem ser coordenar os participantes, definir uma agenda, garantir que a tecnologia e o espaço da reunião estejam em ordem e acompanhar o que é dito durante a reunião.
A partir daí, continue analisando tudo. Coordenar os participantes significa não apenas enviar convites de calendário, mas determinar quem deve recebê-los e ficar por dentro das listas de quem aceitou e recusou, bem como enviar ou agendar lembretes de reuniões para todos. Determinar a agenda significa verificar com os apresentadores e gerentes o que eles são capazes de apresentar, bem como simplesmente escrever uma lista de tópicos a serem abordados e atribuir a quantidade certa de tempo para cada um. Verificar a tecnologia e o espaço para reuniões significa coordenar com a TI, alugar a sala de reuniões, verificar se a assinatura do espaço digital para reuniões está paga e garantir que você terá assentos suficientes para todos os participantes. Acompanhar o que é dito envolve designar um anotador, garantir que o serviço de transcrição de IA seja pago e esteja funcionando, configurar um sistema de gravação e criar um cronograma e fluxo de trabalho para garantir que as atas sejam distribuídas às partes necessárias de maneira oportuna e eficiente quando a reunião terminar.
Obviamente, quando você assume a responsabilidade de marcar uma reunião, você sabe que essas são todas as coisas que você precisa fazer, mas se encarar a tarefa como uma grande coisa – “administrar a reunião” – em vez de dividi-la conscientemente em tarefas menores, é mais provável que você fique sobrecarregado. Isso vale para tudo, desde planejar as férias até limpar a casa. Treinar-se para dividir as tarefas em “pedaços” menores, em vez de apenas começar a trabalhar no produto maior, não apenas o ajudará a manter tudo funcionando perfeitamente, mas também o motivará: ao ver tarefas menores sendo realizadas, você se sentirá realizado e preparado para continuar.
Isso é semelhante ao truque de “mais uma”, que pede que você considere se pode fazer “mais uma” coisa toda vez que marcar uma pequena conquista. Eu uso “mais um” quando estou limpando, agora que durante anos deixei de seguir um cronograma de limpeza mais rígido – e funciona fabulosamente. Familiarizar-se com as diversas maneiras pelas quais as tarefas podem ser divididas e abordadas pode ajudá-lo em sua vida pessoal, profissional, acadêmica e social. Abaixo está outra maneira de fazer isso se estiver se concentrando em “mordidas” e precisar de um toque de estrutura para suas próximas etapas.
A técnica do “Pomodoro reverso”
Dividir as “pedaços” da sua tarefa não é suficiente. Você realmente tem que completar as mordidas. Quando há muito o que fazer, pode ser difícil obrigar-se a fazê-lo ou saber por onde começar.
Você deve começar determinando a ordem em que irá atacar suas mordidas. Existem algumas maneiras fáceis de fazer isso, sendo a mais fácil o método ABCDE (onde você atribui notas subjetivas a cada tarefa rapidamente e depois começa a trabalhar) e uma opção mais complexa, mas objetiva, sendo a matriz de Eisenhower. Escolha um e faça-o porque você precisa começar com as mordidas.
O que você acha até agora?
Se você estivesse usando uma técnica de produtividade tradicional, como o método Pomodoro, começaria trabalhando 25 minutos seguidos e depois faria uma pausa de cinco minutos. Isso pode ser assustador, no entanto. Francamente, 25 minutos é muito tempo quando você está estressado, mesmo que você tenha elaborado um plano de jogo flexível com uma das técnicas de priorização acima.
Em vez disso, tente o método “Pomodoro reverso”, que é igual ao seu homônimo, exceto que trocado. Em vez de trabalhar 25 minutos e fazer uma pequena pausa, você trabalha cinco e depois faz uma grande pausa. Pode parecer contraproducente, já que trabalhar cinco minutos e relaxar por 20 ou 25 significa que você terá muito tempo de inatividade, mas é útil se você estiver realmente tendo dificuldade para entrar no fluxo do trabalho. As pessoas que experimentaram esse método elogiam-no por ajudá-las a eliminar a ansiedade de trabalhar em um grande projeto, porque mesmo que haja muito relaxamento, o trabalho está sendo feito nesses cinco minutos. Eventualmente, depois de concluir algumas tarefas, você se sentirá melhor em relação ao projeto como um todo. Não se surpreenda se de repente você sentir que pode trabalhar duro por mais de cinco minutos por vez e mudar lentamente para uma estrutura Pomodoro mais tradicional para concluir a tarefa. Para ser honesto com você, é um truque mental e é semelhante à regra de “mais uma” mencionada acima. Sempre que digo a mim mesmo que farei apenas uma coisa e depois relaxo, acabo sempre fazendo muito mais só porque me sinto mais realizado depois dos primeiros minutos. Se você tiver que confundir um pouco seu cérebro, que assim seja.
Você pode obter o máximo de benefícios aqui, primeiro dividindo sua tarefa em pequenas porções e, em seguida, completando uma por cada slot de trabalho Pomodoro reverso. São cinco minutos para enviar o convite da reunião por e-mail e depois uma pausa. Cinco minutos para que a TI verifique as conexões tecnológicas na sala de reuniões e depois uma pausa. Cinco minutos para traçar um cronograma e distribuí-lo, depois uma pausa. Não é trapaça se concentrar no tempo de inatividade, especialmente se você não estiver sendo produtivo o suficiente ao tentar trabalhar 25 minutos seguidos. Na verdade, as pausas e o tempo de inatividade são essenciais para a produtividade em geral. É melhor fazer algo do que nada e quando você começar a acumular essas coisas, você se sentirá motivado para correr até a linha de chegada.
