Você já ouviu falar de uma lista de tarefas, mas o que você realmente precisa é de uma lista de tarefas. Em vez de se concentrar em todas as tarefas que você precisa realizar, pode ser benéfico olhar para tudo o que não precisa ou mesmo não deveria fazer a serviço de seu objetivo maior. Parece perda de tempo, mas não é: ver claramente o que não deveria ocupar sua atenção é uma maneira simples de priorizar seu tempo e focar no que realmente importa, o que levará a maior produtividade e produção. Existem dois tipos de listas de tarefas a serem empregadas.
O que não fazer 1: Maus hábitos
O primeiro tipo de lista de coisas que você não deve fazer é aquela de maus hábitos que você deseja evitar. Trata-se de definição de metas e é mais um plano que você deve adotar para sua vida em geral se quiser melhorá-la de maneira geral, e não uma técnica a ser empregada quando você tem uma meta específica em mente (para a qual o segundo tipo de lista de não fazer, abaixo, é mais adequado). Os hábitos que o impedem podem ser óbvios para você ou você pode não perceber alguns deles, mas assim que começar a anotá-los, mais virão.
Algumas sugestões são estas:
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Não durma mais ou menos do que deveria, o que significa que você vai para a cama na hora certa e não aperta a soneca pela manhã.
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Não deixe de responder e-mails.
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Não pule intervalos ou almoço.
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Não salve todo o seu trabalho até um pouco antes do prazo ou quando você precisar sair do trabalho.
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Não trabalhe dia e noite sem estabelecer limites para quando estiver de folga.
Ao fazer sua lista, você descobrirá as áreas problemáticas que está enfrentando. Reserve um tempo, digamos, toda segunda-feira de manhã, para revisar e atualizar sua lista, acompanhando o progresso que você fez ao não fazer essas coisas na semana passada, removendo aquelas que você superou e adicionando novos pontos problemáticos que você encontrou. Por mais simples que pareça, ter tudo escrito lhe dá um roteiro e algo concreto para se concentrar enquanto você elimina os maus hábitos.
Se você está lutando para identificar os maus hábitos que podem estar impedindo você, você precisa de dados. Escrever algumas ideias toda semana pode não ser suficiente. Nesse caso, tente realizar análises pós-ação no final de cada dia, anotando o que deu certo, o que não deu certo e como você gostaria de reorganizar seus esforços no futuro. A coleta de dados levará alguns dias ou semanas, mas você começará a ver padrões surgindo e poderá agir sobre eles.
O que não fazer 2: tarefas que você não precisa fazer
Muitos métodos de produtividade concentram-se no que você, especificamente, precisa contribuir para seu local de trabalho, equipe ou diversas responsabilidades, mas alguns dos melhores também deixam espaço para você delegar tarefas a outras pessoas. Dizer “não” a solicitações ou novas tarefas para as quais você não tem capacidade ou não há razão para ser você quem deve fazer é um talento especial que todos deveríamos cultivar um pouco melhor. Uma maneira de fazer isso é manter uma lista das tarefas que você não está realizando.
Considere fazer uma lista que inclua coisas como as seguintes, para que você possa definir limites claros e cumpri-los:
O que você acha até agora?
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Não assuma as responsabilidades de outras pessoas em um projeto de grupo.
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Não acompanhe alguém que se recusa a se comunicar.
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Não perca tempo com e-mails que provavelmente não receberão resposta.
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Não agende o trabalho de todos para eles.
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Não concorde com novos elementos de um projeto até que as tarefas existentes sejam concluídas.
Manter um registro real das coisas sobre as quais você está traçando um limite na areia o ajudará a realmente cumprir esse limite. Também ajuda ter uma ideia do que você dirá se e quando alguém lhe pedir para fazer algo em sua lista de tarefas. Graças à existência da lista, você pode simplesmente dizer: “Agradeço que você tenha pensado em mim para isso, mas não tenho espaço para isso no momento em minha agenda atual. Avisarei você quando terminar as coisas que preciso fazer”.
Depois de compilar suas listas, consulte-as. Mantenha-os em algum lugar onde você possa vê-los, como próximo ao computador ou em uma nota no telefone, e deixe que o poder de anotar o que você não fará o guie enquanto você lida com a lista de tarefas reais.
No entanto, há outro elemento nesse tipo de lista de tarefas. Sim, existem tarefas que você pode delegar ou evitar em grupo, mas também existem tarefas que você mesmo pode simplesmente ignorar, seja no trabalho ou em seus objetivos pessoais. Para descobrir o que são, você precisa priorizar tudo o que precisa fazer (ou acha que precisa fazer). Existem algumas maneiras simples de fazer isso: Você pode fazer uma lista ABC ou optar pela matriz de Eisenhower, mais objetiva. No final, você verá que algumas tarefas não são urgentes nem importantes. Essas se tornam suas tarefas. Em um mundo agitado e em ritmo acelerado, pode ser difícil lembrar que, às vezes, você simplesmente não precisa fazer nada. Banir tarefas desnecessárias da sua agenda pode ajudar a mantê-lo focado e produtivo, mesmo que seja um hábito difícil de começar.
