Está bem estabelecido que a desordem física prejudica sua produtividade e foco, chegando a deixá-lo exausto, estressado e esgotado, e é por isso que organizar seu espaço de trabalho é um componente-chave em muitas técnicas de produtividade. Nos dias de hoje, porém, seu “espaço de trabalho” nem sempre é (ou, em alguns casos, até mesmo) um escritório ou mesa. Seu telefone e computador são seu espaço de trabalho. É onde você passa a maior parte do seu dia de trabalho olhando e interagindo – e quando está desordenado, você pode se sentir confuso, da mesma forma que se sentiria em um cubículo bagunçado. É hora de parar de pensar apenas em organizar o mundo físico e fazer um plano melhor para manter o mundo digital em boa forma.
Faça um balanço da sua área de trabalho, das suas guias, da sua caixa de entrada e da sua tela inicial: quantas janelas diferentes você tem abertas agora? Eles não estão apenas atrapalhando sua energia mental, mas também a energia do seu dispositivo. Vamos consertar isso – e encontrar uma solução que funcione.
Quando organizar seus dispositivos
Procure começar cada semana com uma organização digital. Não precisa demorar mais do que 15 minutos, mas você será mais produtivo quando terminar, por isso é um bom investimento do seu tempo. Abordagens como essa funcionam melhor quando você reserva ativamente um tempo para agendá-las, então recorra ao time boxing e ao bloqueio de tempo e considere usar um sistema especializado de lista de tarefas como 3-3-3, designando então a organização semanal como uma das três pequenas tarefas de segunda-feira.
Como organizar digitalmente (facilmente)
Na sua área de trabalho, crie pastas que podem armazenar tudo o que você precisa, sejam documentos de trabalho ou capturas de tela para seus negócios paralelos. Toda segunda-feira, revise todos os documentos ou fotos acumulados na área de trabalho e cole-os em suas respectivas pastas para que tudo pareça mais limpo. Faça o mesmo com todos os novos aplicativos que você colocou no seu telefone. Não há razão para percorrer páginas e mais páginas de aplicativos para encontrar o que você precisa quando você pode armazená-lo em uma pasta e manter sua tela inicial organizada. Mantenha apenas as pastas necessárias de uso diário disponíveis na área de trabalho e na tela inicial. O resto deveria ser banido para algum lugar invisível, mas pesquisável.
Feche todas as janelas abertas que você não está usando e todas as guias que sobraram da sua última sessão de navegação. Se você realmente precisa de algo disponível, marque-o. Adquira o hábito de fechar as guias sempre que terminar de usá-las. (Verifique também se há janelas minimizadas do navegador; sempre tenho pelo menos duas que precisam ser fechadas, mas raramente percebo que estão sendo executadas em segundo plano.)
O que você acha até agora?
O próximo é o e-mail. Eu já recomendei o método “um toque” de gerenciamento de caixa de entrada antes, e uma adaptação dele funciona muito bem aqui: abra todos os e-mails que você recebeu na semana passada e exclua-os ou arquive-os, dependendo se você prevê precisar deles mais tarde. Qualquer coisa que você arquivar, reserve um tempo para responder no final do dia ou da semana. (Novamente, a caixa de tempo e o tempo bloqueiam isso, além de adicioná-lo à sua lista de tarefas para que seja uma tarefa real e agendada, não apenas uma boa ideia que você pode ou não realizar.)
Talvez o mais importante seja excluir conforme avança. Este é o que eu mais tenho dificuldade, mas quando você adquire o hábito, é fácil. Se você baixou um aplicativo com uma única finalidade e não o usa mais, exclua-o. Se você tiver documentos de uma aula ou projeto de trabalho antigo em seus arquivos, exclua-os. Faça isso durante os primeiros 15 minutos todas as segundas-feiras (ou sempre que começar a semana) para reduzir drasticamente a desordem digital e qualquer estresse relacionado.
