Muitos hacks de produtividade excelentes vêm da indústria manufatureira japonesa. A técnica 5S ajuda a manter seu espaço de trabalho limpo para que você possa fazer mais, o kaizen ajuda a melhorar os processos e o fluxo de trabalho do seu trabalho e o kanban ajuda a agendar suas tarefas da maneira mais eficiente. Eles são úteis mesmo se você não estiver trabalhando no famoso Sistema Toyota de Produção; eles são adaptáveis para se adequar a todos os tipos de cenários de trabalho, o que também se aplica aos 3 Ms que se originaram lá. Os 3 Ms são tipos de desperdício que você deve identificar e eliminar para manter seu trabalho funcionando perfeitamente. Depois de aprender como identificá-los e se livrar deles, você poderá ser ainda mais produtivo, seja usando kanban, kaizen ou qualquer outra coisa.
Quais são os 3 Ms?
O pensamento de processo enxuto, ou manufatura enxuta, é um método de produção que busca economizar tempo no processo produtivo. A técnica 5S é uma parte fundamental do pensamento Lean, assim como os 3 Ms. Eles são “muda”, “mura” e “muri”, e todos se referem a tipos de práticas inúteis que o atrasam e o impedem de ser produtivo.
Ao identificá-los e eliminá-los, você pode agilizar tudo o que precisa fazer. Para fazê-los funcionar no seu dia a dia, você precisa adaptá-los um pouco, mas depois de adquirir o hábito de reconhecer onde as coisas estão travando e fazer as mudanças apropriadas, você estará tranquilo no seu trabalho.
Identificando e eliminando os 3 Ms
Aqui está o que cada um dos três Ms significa:
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Tempo é traduzido do japonês para significar “futilidade” ou “inutilidade”. É qualquer coisa que não agrega valor ao trabalho que você está fazendo e vem de duas formas: Tipo 1 são atividades sem valor agregado em seu processo que ainda são necessárias para seu resultado final, como verificações de segurança, que não dão aos produtores de bens físicos qualquer tipo de recompensa financeira, mas trazem um benefício para os clientes e eliminam o risco financeiro para os produtores. Na verdade, você não pode evitar o Tipo 1, mas deve se concentrar em identificar e eliminar o Tipo 2: Atividades que não agregam valor ao processo ou ao resultado final.
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Mura é qualquer tipo de irregularidade em sua operação. Qualquer coisa que não seja uniforme, regular ou programada é mura. Muita mura resultará em muda. Por exemplo, se você está trabalhando em um monte de tarefas para um projeto em seu trabalho e seu colega de trabalho está trabalhando apenas em uma ou duas, é realmente um desperdício porque você estará esperando por elas para continuar avançando com o seu.
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Mais tarde é qualquer sobrecarga sobre uma ferramenta ou pessoa. Pode resultar de mura, como no exemplo acima, mas também pode resultar de utilização excessiva. Para seus propósitos, pense nisso se referindo a você. Quando você está sobrecarregado e sobrecarregado ou sem recursos, você não é tão produtivo. Isso é Muri.
Para eliminar muda, identifique quais etapas desnecessárias você está realizando em seu trabalho. Familiarize-se com o kaizen aqui, pois é um processo projetado para que você trabalhe com eficiência. Se você descobrir que costuma realizar tarefas desnecessárias que não têm muito valor no final, como alterar as cores e fontes de uma apresentação que já está concluída ou ajustar constantemente seus e-mails antes de enviá-los, considere que você pode estar se dedicando muito tempo para fazê-los. A Lei de Parkinson diz que quanto mais tempo você tiver para fazer algo, mais tempo você prolongará e complicará. Reduza a quantidade de tempo que você dedica para concluir certas tarefas, de modo que a pressão de concluí-las o ajude a se concentrar apenas nos elementos que são absolutamente necessários.
O que você acha até agora?
Para eliminar a mura, comece a acompanhar o processo do seu trabalho e identifique o que está atrapalhando. Está aguardando e-mails de clientes? É esperar que um colega de trabalho termine a seção de um projeto? É passar muito tempo em reuniões e não ter tempo suficiente trabalhando? É uma técnica de agendamento ruim da sua parte? Pode levar algumas semanas de monitoramento diligente do tempo, mas, eventualmente, o padrão surgirá. Se você está gastando muito tempo esperando os e-mails dos clientes, desenvolva um sistema onde você envie e-mails com dúvidas sobre o trabalho do dia seguinte durante a tarde, dando-lhes tempo para responder no horário que você precisar, por exemplo. Se a programação for ruim, comece a fazer listas de tarefas melhores usando o kanban ou o método 1-3-5, que reduz suas tarefas diárias para apenas nove e faz com que você se concentre nas mais essenciais em ordem de importância.
Finalmente, para eliminar o muri, avalie sua própria carga no trabalho. Se você está perdendo prazos, se sentindo sobrecarregado, sem receber a quantidade certa de recursos ou com muita coisa acumulada sobre você, você precisa agilizar o que está fazendo para não se esgotar completamente. Experimente usar o método ABCDE para classificar todas as suas responsabilidades. As tarefas A são as mais importantes, seguidas pelas tarefas B, mas você se sentirá menos sobrecarregado ao perceber que as tarefas C são opcionais, D significa delegar e E significa eliminar. Delegue tarefas a outra pessoa se você estiver sobrecarregado – e não faça tarefas desnecessárias. Alguns fardos, como reuniões, são inevitáveis, mas quando possível, agende pelo menos um dia por semana em que não haja reuniões. Lembre-se de fazer pausas regulares para se manter produtivo, utilizando um método como a técnica Pomodoro testada pelo tempo. Se esse método não funcionar para você, experimente a técnica do MIT – ou a coisa mais importante -, que o ajuda a reformular sua percepção de suas tarefas em torno do impacto que elas terão, e não da quantidade de recursos que consumirão. Brincar com abordagens diferentes consome um pouco de tempo e pode parecer um desperdício, mas é necessário encontrar um sistema que funcione para você.
Treinar-se para reconhecer e eliminar esses diferentes tipos de desperdício irá agilizar seu trabalho, reduzir sua carga e manter as coisas funcionando de maneira mais tranquila para que você possa realmente ser produtivo, esteja construindo um Camry ou uma nova planilha para investidores.
