O Google Docs é frequentemente considerado o primo leve do Microsoft Word.
A maioria das pessoas usa o Documentos como um documento digital. Eles digitam, talvez ajustam a formatação e seguem em frente. Isto é um erro.
Depois de inúmeras atualizações e lançamentos de recursos, o Google Docs está muito melhor do que a maioria das pessoas imagina.
Os melhores recursos estão escondidos atrás de ícones vagos e menus ocultos, de modo que a maioria das pessoas nunca os encontra. Então você acaba com pessoas dirigindo uma Ferrari como se fosse um carrinho de golfe.
As datas são digitadas à mão. Os arquivos são enviados e recebidos por e-mail com nomes como “Final_Final_v3_REAL.docx”. Nada disso é necessário.
É hora de repensar o Documentos. Esses seis recursos mostrarão como.
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Dominando o controle de versão no Google Docs
Pare de perder suas edições
Crédito: Google Play Store
Desfazer é um dos atalhos mais úteis. Mas está longe de ser perfeito. Ele retrocede apenas uma ação por vez e, quando você fecha a guia, tudo desaparece.
Felizmente, o Google Docs não se limita a Ctrl+Z para corrigir erros. Possui um sistema menos conhecido que funciona mais como o Git, o sistema de controle de versão usado pelos desenvolvedores.
Você pode ramificar, capturar instantâneos e explorar a evolução do seu documento. Você só precisa saber como usá-lo.
Vá para Arquivo > Histórico de versões > Nomear versão atual. Este recurso cria um instantâneo nomeado, congelando o documento exatamente como está. Adicione um rótulo e seja descritivo.
Seu eu futuro agradecerá. Crie o hábito de criar esses pontos de verificação em cada marco importante.
Na próxima vez que você abrir o Histórico de versões, alterne Mostrar apenas versões nomeadas. Todos os salvamentos automáticos desaparecem e você fica com uma lista limpa de seus grandes marcos. Você pode excluir históricos de versões antigas que não são mais necessárias.
Um único arquivo do Google Docs contém todas as versões do seu projeto, e você pode alternar entre elas. Rascunho 1, Rascunho 2e Final sempre que quiser.
Use a digitação por voz no Google Docs
Escreva 3x mais rápido
A velocidade média de digitação é de cerca de 40 palavras por minuto. Falar em média 150 palavras por minuto. Seus dedos são um gargalo. Então, por que ainda estamos digitando?
A maioria das pessoas tenta a digitação por voz, dá de ombros e volta a digitar. Eles conversam por 30 segundos e depois veem um bloco de texto não formatado e sem pontuação.
Eles acham que é um truque. Mas não é, basta aprender a sintaxe e dar instruções claras.
Por exemplo, o mecanismo de voz não sabe quando você interrompe uma frase, a menos que você fale a pontuação.
-
Dizer “Período”para inserir“.”
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Dizer “Vírgula”para inserir“,”
-
Dizer “Nova linha”Para descer uma linha.
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Dizer “Novo parágrafo”Para iniciar um novo bloco de texto.
Você pode até editar o texto com sua voz.
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“Selecione a última palavra”Destaca a palavra que você acabou de falar.
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“Exclua isso” remove a seleção.
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“Aplicar Título 1”formata a linha atual.
Depois de entrar no ritmo, você poderá redigir e-mails e relatórios em velocidades incríveis.
Este recurso depende muito do seu hardware. Um microfone ruim é igual a uma transcrição ruim. É compatível com Chrome, Edge ou Safari.
Automatize a digitação repetitiva no Google Docs
O atalho que você não está usando, mas deveria
Crédito: Unsplash/Wikimedia Commons
Digitar é muito mais repetitivo do que imaginamos. Emails, nomes de empresas, frases comuns.
Digitá-los novamente manualmente é uma perda de tempo, especialmente quando o Google Docs inclui um expansor de texto básico por padrão.
Você pode encontrá-lo abaixo Ferramentas > Preferências > Substituições. Este menu mostra uma lista de correções automáticas padrão.
Mas você pode adicionar o seu próprio. Crie gatilhos curtos e exclusivos que você nunca digitaria normalmente. Por exemplo:
- Acionar: eml → Resultado: seunome@verylongcompanydomain.com
- Acionar: endereços → Resultado: Sua unidade, rua, código postal
- Acionar: encolher os ombros → Resultado: ¯_(ツ)_/¯ (Porque quem se lembra de como digitar isso?)
- Acionar: link da reunião → Resultado: https://zoom.us/j/123456789
Use isto para nomes difíceis de soletrar. Se você trabalha com Arnold Schwarzenegger, substitua hora com Schwarzenegger. Você nunca mais escreverá errado.
Smart Canvas transforma documentos em espaços de trabalho interativos
Torne o Google Docs interativo
Documentos estáticos são coisa do passado. Graças ao Smart Canvas, o Google Docs agora se comporta mais como um espaço de trabalho.
O atalho mais importante é o @ símbolo. Digite-o e você verá um menu inteligente que traz pessoas, arquivos, datas e blocos interativos.
As pequenas bolhas cinzentas que você vê quando marca algo são chamadas de Smart Chips. Os Smart Chips funcionam como pequenos aplicativos dentro do seu documento. Eles funcionam melhor que o texto normal porque permanecem conectados aos dados em tempo real.
Precisa vincular uma planilha? Tipo @ e digite o nome do arquivo. Se precisar mencionar um colega, digite @ seguido pelo nome deles. Os Documentos inserem um chip inteligente que mostra seus detalhes de contato e interações recentes.
Aqui estão mais alguns exemplos para tentar:
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Tipo @imagem para inserir uma foto.
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Tipo @mesa para inserir uma grade.
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Tipo @pessoa para encontrar um contato.
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Tipo @arquivo para pesquisar sua unidade.
A seguir estão os blocos de construção. Os blocos de construção são modelos pré-concebidos que extraem dados de outras partes do Google Workspace.
Quando você insere um Notas de reunião bloco, ele solicita que você selecione uma reunião em seu Google Agenda. Em seguida, ele importa automaticamente a data, o título e todos os participantes. Ele ainda configura uma seção para itens de ação e notas.
Rascunho de e-mail permite que você escreva um e-mail inteiro no ambiente colaborativo do Google Docs. Você pode marcar pessoas nos campos Para e CC e redigir a linha de assunto. Depois que a equipe aprovar o texto, um único clique no ícone do Gmail o enviará diretamente para os rascunhos do Gmail.
Rastreadores de projetos crie tabelas com menus suspensos integrados e chips de data. Eles são projetados para coordenação de alto nível sem a complexidade de uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos.
Mantenha seus relatórios atualizados com objetos vinculados
Pare de copiar e colar dados
Você tem um gráfico no Planilhas Google. Você precisa disso em seu relatório. Você tira uma captura de tela e cola. Na próxima semana, os dados mudam. Agora seu relatório está errado e você precisa fazer outra captura de tela.
A solução são objetos vinculados.
Comece em sua Planilha Google e copie o gráfico usando Ctrl+C. Em seguida, mude para o seu Google Doc e cole-o com Ctrl+V. Quando o prompt aparecer, escolha Link para planilha em vez de colá-lo sem link.
Isso mantém o gráfico conectado aos dados originais, para que ele seja atualizado automaticamente quando a planilha for alterada.
Ao alterar os números na planilha do Planilhas, vá para o documento do Documentos. Você verá um botão no gráfico que diz Atualizar. Clique nele e o gráfico será redesenhado com os novos dados.
Se você tiver um relatório com 50 gráficos, não precisará clicar em 50 botões. Vá para Ferramentas > Objetos vinculados. Mostra uma lista de todos os ativos vinculados. Clique Atualizar tudo.
O que demorava dois dias agora leva cinco minutos.
Bônus: use Markdown no Google Docs para formatação mais rápida
Formate como um profissional
Crédito: Google Play Store
Markdown permite formatar texto usando caracteres simples. Dessa forma, você nunca precisará tirar as mãos do teclado para encontrar o botão em negrito ou o menu de título.
O Google Docs oferece suporte a Markdown, mas fica desativado até que você altere as configurações. Vá para Ferramentas > Preferências e verifique Detectar Markdown automaticamente.
Markdown pode parecer um pouco estranho no começo, e você precisará pegar o jeito de sua sintaxe simples. Mas quando você fizer isso, será uma segunda natureza.
Não seja um amador do Google Docs
A diferença entre um novato e um mestre no Google Docs é a arquitetura do fluxo de trabalho. Esses recursos existem para eliminar horas de atrito administrativo e manter o foco nas palavras da página.
Adicione alguns complementos bem escolhidos e você poderá levar o Documentos ainda mais longe. Você já tem as chaves da Ferrari, então pare de dirigi-la como se fosse um carrinho de golfe.
