As reuniões virtuais são essenciais para o trabalho remoto, mas também podem ser entediantes. Se o Zoom for sua plataforma de videoconferência preferida, há muitos recursos ocultos que você pode aproveitar para tornar as reuniões mais eficientes para os organizadores e envolventes para os participantes. Aqui estão as melhores dicas e truques para aproveitar ao máximo o Zoom.
Use salas de descanso autosselecionadas para criar um evento de networking virtual
A rede virtual já é estranha, e potencialmente ainda mais se você enviar pessoas para salas de descanso aleatórias para forçar uma conversa. reunião Embora os participantes normalmente sejam atribuídos automaticamente às salas de sessão de grupo, o Zoom possui um recurso que permite que os indivíduos escolham sua sessão de grupo e se movam entre as salas em seu próprio ritmo. Isso cria uma experiência mais flexível que simula networking presencial – se você for o anfitrião, poderá nomear salas de descanso para que os participantes possam se selecionar com base em interesses ou temas.
Clique Salas de descansoselecione o número de salas que deseja criar, selecione Deixe os participantes escolherem o quartoe clique em Criar. Em seguida, clique em Opções ou no ícone de engrenagem e marque Permitir que os participantes escolham a sala e Permitir que os participantes retornem à sessão principal a qualquer momento. Depois que as salas temáticas forem iniciadas, você verá um Renomear opção na janela das salas de sessão de grupo, que você pode usar para adicionar um nome a cada espaço.
Para ingressar nas salas temáticas, os participantes clicarão Salas de descansopasse o mouse sobre o número na lista e clique em Junte-se> Junte-se. Eles podem seguir o mesmo processo para se deslocar entre salas ou retornar à sessão principal. Observe que a autosseleção está disponível apenas nos aplicativos de desktop e móveis – aqueles no cliente web precisarão ser movidos manualmente pelo host.
Faça upload de um CSV para preencher previamente salas de descanso para reuniões grandes
Como alternativa, há muitas situações em que você precisará atribuir os participantes da reunião a salas de descanso específicas, em vez de deixá-los escolher ou usar o recurso de atribuição aleatória do Zoom – por exemplo, quando quiser garantir que todos os membros de uma equipe vão para a mesma sala. Isso pode ser feito manualmente assim que a reunião começar, mas com grupos grandes é muito mais fácil fazer com antecedência e tudo que você precisa é de um arquivo CSV. Há um modelo na página de suporte do Zoom: você simplesmente precisará de uma coluna com os nomes das salas de descanso e outra com os endereços de e-mail dos participantes. Ao agendar a reunião, vá para Opçõesverificar Pré-atribuição de sala de descanso > Importar de CSV e arraste e solte seu arquivo na janela pop-up. O Zoom permite pré-atribuição para até 100 salas e 1.000 participantes.
Defina seus slides como plano de fundo virtual para simular uma apresentação pessoal
Ao apresentar pessoalmente para um público, você provavelmente estará diante dos slides projetados, para que eles possam assistir você e seu conteúdo ao mesmo tempo. O recurso Virtual Background do Zoom simula isso sobrepondo seu vídeo no compartilhamento de tela, para que os participantes possam ver suas expressões e gestos e acompanhar seus slides sem precisar olhar para frente e para trás. (Observe que isso é compatível com PowerPoint ou Keynote.) Clique Compartilhar > Telas e selecione PowerPoint de baixo AplicativoWindows. Você pode então escolher o tipo de sobreposição onde seu vídeo aparecerá—Na frente exibe você em seus slides compartilhados. Você pode redimensionar seu vídeo e arrastá-lo pela tela. Então clique Compartilhar.
Compartilhe o áudio do seu computador para som ambiente durante os intervalos
Se quiser manter uma vibração específica durante os intervalos da reunião – ou usar a música como uma dica para retornar de um intervalo – você pode compartilhar o áudio do seu computador para obter som ambiente. Isso funciona independentemente de você estar compartilhando sua tela ou não, então você pode deixar um slide com informações para os participantes enquanto reproduz música de fundo. Para compartilhar áudio sem compartilhar sua tela, clique em Compartilhar tela > Avançado > Áudio do computador > Compartilhar. Você pode reproduzir áudio de qualquer lugar no seu dispositivo, incluindo serviços de streaming de música e YouTube. Se você também deseja compartilhar sua tela, clique em Compartilhar telaselecione o programa ou área de trabalho que deseja compartilhar e selecione Compartilhar som > Compartilhar.
Destaque vários alto-falantes para simular um painel presencial
O padrão do Zoom é destacar o vídeo ou ícone do locutor atual. Dependendo da sua visualização, isso pode ser uma distração à medida que os vídeos se movem pela tela, especialmente durante uma sessão de perguntas e respostas, quando muitos participantes estão ativando o som e interagindo com os apresentadores. Para evitar o caos, os anfitriões do Zoom podem destacar até nove pessoas como palestrantes principais para aparecer na visualização do palestrante principal dos participantes. (Isso é diferente de fixar um participante, que define as pessoas como oradores principais apenas no seu dispositivo.)
O Spotlighting simula essencialmente um painel presencial, permitindo que os participantes vejam todos os palestrantes principais em pé de igualdade. Os participantes restantes ficarão visíveis através da rolagem na parte superior da tela da reunião. Para destacar, passe o mouse sobre o vídeo de um participante e clique no botão três pontos > Destaque para todos. Repita este processo, selecionando Adicionar destaque para até nove alto-falantes.
Adicione uma visão imersiva dos locais de reunião da vida real
As reuniões virtuais costumam ser enfadonhas, mas a Visualização Imersiva do Zoom torna uma apresentação, aula ou grupo um pouco mais interessante ao colocar os participantes em cenas da vida real. Em vez de cabeças flutuando em pequenas caixas, você pode fazer com que os participantes “sentem-se” nas mesas da sala de aula, em cadeiras atrás de um pódio no palco ou até mesmo em troncos ao redor de uma fogueira. O Zoom possui cenas pré-construídas ou você pode fazer upload de uma imagem do seu escritório ou espaço externo real. Esses fundos virtuais acomodam até 25 participantes. Como anfitrião, clique em Ver > Imersivoselecione se deseja adicionar participantes à sua cena de forma automática ou manual e selecione a cena. Imprensa Começar para colocar as pessoas na visão imersiva. Para visualizações imersivas personalizadas, você terá que mover os participantes manualmente.
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Arquivos de áudio separados para gravação de podcasts ou conteúdo instrucional
Como qualquer reunião do Zoom pode ser gravada, é uma plataforma conveniente para criar e salvar conteúdo colaborativo ou baseado em conversas, como podcasts, vídeos instrutivos, reuniões de conselho e muito mais. No entanto, ter várias pessoas no microfone ao mesmo tempo pode dificultar a escuta, caso as pessoas falem umas com as outras ou se um participante tiver ruído de fundo enquanto outro estiver falando. Nesses casos, você pode gravar arquivos de áudio separados e editá-los juntos posteriormente para uma experiência mais limpa. Como anfitrião, no aplicativo Zoom para desktop, clique no seu foto do perfil > Configurações > Gravar e habilitar Grave um arquivo de áudio separado para cada participante. Isso gravará e salvará cada arquivo localmente com o nome do participante.
Configure um segundo dispositivo como “co-host” para gerenciar participantes e conversar
Realizar uma reunião na qual você precisa compartilhar uma apresentação, assistir ao bate-papo e ficar de olho nos participantes que desejam participar – é muito, especialmente se você estiver tentando fazer tudo na mesma tela pequena. Uma solução alternativa é fazer login em um segundo dispositivo e usar um para compartilhamento de tela e outro para gerenciar participantes e atividades de bate-papo. Participe da reunião em ambos os dispositivos: no seu dispositivo principal com privilégios de organizador, clique em Participantes. Participantespasse o mouse sobre seu outro perfil na lista e clique em Mais > Tornar-se co-anfitrião > Confirmar. (Se você não for o organizador principal da reunião, ainda poderá receber privilégios de coorganizador.)
Com uma conta Zoom paga, você pode fazer login em dois dispositivos do mesmo tipo simultaneamente ou em um computador ao lado de um telefone ou tablet. Alternativamente, qualquer pessoa pode fazer login em outro dispositivo com uma conta diferente ou como convidado. Se você estiver conectado com o mesmo perfil, silencie todo o áudio no segundo dispositivo para evitar feedback.
Personalize sua sala de espera para compartilhar uma agenda ao vivo e conversar com os participantes
Se você deseja uma experiência de sala de espera mais refinada (ou interessante) do que a página inicial padrão do Zoom que diz “Aguardando o anfitrião iniciar a reunião”, você pode personalizar o que os participantes veem. A opção mais simples é o título do texto para a sala de espera, mas você também pode adicionar uma imagem, fazer upload de um logotipo da marca com uma mensagem ou descrição da reunião ou incluir um vídeo em loop (com ou sem som) – que pode ser usado para exibir a agenda da reunião, as regras da reunião e uma mensagem de boas-vindas. Habilitar sala de espera ao agendar sua reunião, vá para Opções de sala de espera > Personalizar sala de espera > Salvar depois de adicionar suas personalizações.
As salas de espera Zoom também possuem um recurso de bate-papo, para que os anfitriões possam enviar mensagens a todos na sala de espera ou comunicar-se em particular com as pessoas. Clique Bater papo e selecione o indivíduo ou Participantes da sala de espera para conversar com todos.
Use o AI Companion para obter uma recapitulação quando você entrar tarde em uma reunião
AI Companion é a ferramenta generativa de IA do Zoom com recursos de produtividade, como fazer anotações, criar resumos de reuniões e identificar itens de ação. Se habilitado para uma reunião, ele também pode responder às perguntas dos participantes em tempo real – ou seja, se você entrar tarde, poderá obter um resumo de tudo o que perdeu sem chamar a atenção para o seu atraso. As perguntas predefinidas incluem “Apanhe-me”, “Meu nome foi mencionado?” e “Quais são os itens de ação?” embora você também possa fazer perguntas personalizadas. Toque no ícone AI Companion no canto superior direito da reunião e selecione uma pergunta fornecida ou escreva a sua própria. Observe que o recurso Perguntas da Reunião está disponível apenas em contas corporativas e de trabalho e deve ser habilitado pelo organizador.
