O Google Tasks foi um daqueles aplicativos aos quais mal prestei atenção durante anos. Ocasionalmente, eu o abria, adicionava alguns lembretes e depois voltava a usar outros aplicativos de produtividade que prometiam melhor organização e mais recursos.
No entanto, comecei a notar algo incomum: os aplicativos que eu tentava nunca duravam, enquanto o Google Tasks continuava sendo uma parte consistente da minha rotina.
Embora eu não rotulasse o Tasks como o aplicativo de produtividade mais poderoso disponível, sua simplicidade é parte do que o torna eficaz. Depois de confiar nele de forma mais consistente nos últimos meses, entendi por que é um dos poucos aplicativos que nunca considero desinstalar. Agora acredito que é um dos aplicativos do Google mais subestimados aos quais os usuários do Android já têm acesso.
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É o lugar mais fácil para despejar ideias e lembretes
A maioria dos aplicativos de produtividade parece esperar que você organize tudo desde o início. Você deve criar projetos, rótulos, prioridades, tags ou pastas antes mesmo de adicionar sua primeira tarefa. Isso geralmente funciona por alguns dias, até que eu me canse de organizar tudo corretamente para adicionar um simples lembrete.
O Google Tasks parece diferente porque adicionar uma tarefa é simples.
Se de repente eu lembrar que preciso pagar uma conta, fazer compras, responder a alguém mais tarde, renovar uma assinatura ou terminar algo antes do fim de semana, posso abrir o aplicativo e despejá-lo lá em segundos, sem pensar primeiro na organização.
E como o aplicativo abre quase instantaneamente e permanece sincronizado no meu telefone, Gmail e Google Agenda, acabo usando-o com muito mais frequência do que aplicativos que tecnicamente têm mais recursos, mas exigem mais esforço para manutenção.
A integração do Gmail é o que o torna genuinamente útil
Anteriormente, eu deixava e-mails não lidos porque precisava lidar com eles mais tarde, ou dizia a mim mesmo que me lembraria de algo e esqueceria em alguns dias.
Agora, sempre que recebo um e-mail que exige uma ação, seja pagar algo, responder mais tarde, enviar documentos ou verificar uma reserva, clico no botão ícone de menu de três pontos na parte superior do e-mail e selecione Adicionar uma tarefa.
A tarefa ainda mantém um link para o e-mail original, para que eu não precise pesquisar minha caixa de entrada novamente mais tarde, tentando lembrar para onde foi a mensagem.
Agora não trato mais minha caixa de entrada como uma lista gigante de tarefas. As tarefas tornaram o Gmail menos confuso porque eu não dependia mais de e-mails não lidos como lembretes.
A melhor parte é que, como o Google Tasks aparece diretamente na barra lateral do Gmail na área de trabalho, acabo verificando e atualizando tarefas enquanto já estou trabalhando, em vez de abrir um aplicativo de produtividade separado.
Ver as tarefas no Google Agenda mudou a forma como planejo meu dia
Uma das coisas que subestimei no Google Tasks é como ele se torna muito melhor quando o uso junto com o Google Agenda.
A maioria dos aplicativos de tarefas mantém as tarefas em listas separadas, o que significa que sempre me esqueço de verificá-las, a menos que abra o aplicativo intencionalmente. O Google Tasks parece diferente porque as tarefas aparecem automaticamente na visualização do meu calendário, ao lado de tudo o mais já planejado para o dia.
Prazos, lembretes, recados, reuniões e tarefas inacabadas tornam-se parte da mesma visão diária, em vez de se sentirem desconectados uns dos outros.
Há uma enorme diferença entre anotar dez tarefas e ver essas mesmas tarefas visualmente entre reuniões, compromissos e outros compromissos em um calendário. Depois que tudo se junta, fica mais fácil entender se o dia está realmente administrável ou sobrecarregado.
Também comecei a usar o recurso de agendamento de tarefas do Google Agenda com mais frequência. Em vez de apenas atribuir datas de vencimento, posso bloquear o tempo para determinadas tarefas diretamente na minha agenda, o que torna mais difícil ignorar coisas que continuo adiando.
Tarefas e subtarefas recorrentes cuidam da maior parte da minha vida de administrador
Crédito: Lucas Gouveia/Polícia Android
Normalmente uso o Google Tasks para lembretes de pagamento de contas, substituição de filtros, backup de arquivos, renovação de assinaturas ou até mesmo lembrete de ligar de volta para alguém no final da semana. Depois que comecei a configurá-las como tarefas recorrentes, parei de depender da memória para a administração rotineira.
Também acabei usando subtarefas com mais frequência do que pensava. Eles tornam tarefas maiores muito mais fáceis de gerenciar, sem transformar o Google Tasks em um aplicativo completo de gerenciamento de projetos.
Por exemplo, em vez de escrever algo vago como “preparar-se para a viagem”, posso dividi-lo em subtarefas menores, como reservar transporte, embalar carregadores, baixar passagens e verificar detalhes do hotel. Faço a mesma coisa para planejar artigos, listas de compras ou tarefas que preciso terminar em um único passeio.
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O Google Tasks se encaixa perfeitamente no meu fluxo de trabalho existente
O Google Tasks ainda carece de muitos recursos que você encontrará em aplicativos de produtividade maiores. Não há painéis avançados, sistemas de marcação, ferramentas de colaboração ou infinitas opções de personalização. E, honestamente, essa é provavelmente parte da razão pela qual continuei usando-o.
O aplicativo se adapta naturalmente às coisas que já uso todos os dias, em vez de tentar substituir todo o meu fluxo de trabalho. Posso descartar lembretes rapidamente antes de esquecê-los, transformar e-mails em tarefas acionáveis diretamente do Gmail e ver tudo junto com minha programação no Google Agenda.
Isso me ajuda a lembrar das coisas e a continuar o dia e, ultimamente, tornou-se mais útil do que a maioria dos aplicativos de produtividade que tentam fazer muito mais.
