Não estou sozinho ao tratar minha caixa de entrada do Gmail como uma lista mestre de tarefas para minha vida.
E-mails com itens acionáveis permanecem sinalizados, marcados com estrela ou colocados em rótulos para garantir que eu não perca o controle. Isso só vai até certo ponto.
Também experimentei aplicativos dedicados de gerenciamento de tarefas, mas eles também não funcionaram. Há muito atrito envolvido em alternar entre aplicativos e serviços, garantindo que você seja lembrado.
Então, quando notei o Google Tasks na barra lateral do Gmail, rapidamente descartei-o como outro recurso que provavelmente não usarei muito.
Porém, depois que comecei a usá-lo, foi uma experiência totalmente diferente.
A simplicidade com que a integração do Google Tasks no Gmail permite transformar um simples e-mail em uma tarefa que precisa ser realizada é toda a diferença necessária para passar da procrastinação à ação.
E essa simplicidade é exatamente o que me fez repensar a forma como uso o Gmail e o Google Agenda para gerenciar o trabalho e a vida.
Aqui está o que aprendi quando parei de ignorar e realmente usar o Google Tasks no Gmail.
Finalmente troquei um aplicativo de tarefas pago por esta alternativa do Google
O Google Tasks se tornou um local unificado para todos os lembretes em todo o ecossistema do Google
O caso das tarefas no Gmail
Transforme seus e-mails em ação
Usar o Gmail como uma pseudo lista de tarefas sempre pareceu intuitivo para mim.
Os e-mails chegam, você pode agir imediatamente ou marcá-los para mais tarde, se puderem ser adiados com bastante facilidade.
Tudo, desde notificações do Asana até atualizações do Trello, aparece em e-mails, tornando-o o conjunto perfeito para tarefas.
Infelizmente, devido ao grande volume de e-mails que recebo, o sistema desmorona no momento em que o acompanhamento ultrapassa um ou dois dias.
Um e-mail com estrela só pode dizer que você precisa fazer algo com ele, e não quando precisa fazer algo com ele.
O Google Tasks no Gmail muda isso.
A partir do momento em que você abre sua caixa de entrada, suas tarefas e pendências são colocadas ao lado de suas mensagens de e-mail.
Quando um e-mail exigir ação sua, você pode clicar adicionar às tarefas e o Gmail cria uma tarefa concisa que inclui um link para a mensagem original.
Não há necessidade de copiar linhas de assunto, links ou mapear um e-mail para uma tarefa. Está tudo feito para você. Conveniente.
Após a adição de uma tarefa, você pode atribuir uma data de vencimento e até mesmo subtarefas se precisar dividi-la ainda mais.
E fica ainda melhor.
Quando você atribui uma data e hora de vencimento, a tarefa aparece automaticamente no Google Agenda. A sincronização é totalmente automática e contínua, tornando-a parte da sua programação do mundo real.
Essa sincronização de todo o ecossistema e a facilidade de uso que ela traz também é o que o convence.
Por que você realmente vai cumpri-lo
Alguns pequenos hábitos com uma grande recompensa
Se você é como eu, provavelmente já deu uma chance aos aplicativos de lista de tarefas dedicados.
Não há nada de errado com eles se você puder cumpri-los, mas esse é exatamente o problema. Você irá iniciá-los, talvez adicionar algumas tarefas a eles e esquecê-los.
Mas o gerenciador de tarefas do Gmail elimina esse atrito porque verificar e-mails é uma tarefa central que você inevitavelmente realizará.
Mais cedo, se eu visse uma mensagem e fizesse uma anotação mental sobre como chegar a ela mais tarde. Se eu me lembrasse, colocaria no aplicativo de tarefas.
Muitas vezes, porém, eu simplesmente esquecia disso.
Agora, com a integração integrada ao Gmail, posso agir na hora certa. Posso criar uma tarefa no momento.
Se necessário, posso adicionar os detalhes sozinho, mas normalmente o Gmail também cuida disso para mim.
A integração multifuncional trouxe benefícios adicionais.
Se eu precisar apenas dar uma olhada em tudo o que preciso fazer, as mesmas tarefas estão disponíveis no aplicativo Google Tasks dedicado.
E depois há a integração do calendário. O que significa que essas tarefas aparecem em todos os lugares em que conectei meu Google Agenda, incluindo o painel do Home Assistant.
Em outros lugares, uma lista de tarefas guardadas em um aplicativo raramente exige atenção.
Por outro lado, ver tarefas inacabadas no Gmail e na minha agenda cria uma pressão sutil que realmente funciona.
Você começa a analisar sua lista de tarefas e compromissos mais profundamente quando eles estão visíveis em vários lugares, em vez de enterrados em um aplicativo de lista de verificação separado.
Como uma lista de tarefas integrada mudou a forma como uso o Gmail
Achei que não precisava de um gerenciador de tarefas integrado ao Gmail. O aplicativo já está bastante confuso.
Mas agora que faz parte do meu fluxo de trabalho, não consigo imaginar voltar à maneira antiga de fazer as coisas.
As tarefas do dia a dia permanecem visíveis e acionáveis. E esses prazos visíveis garantem que eu realmente planeje meu dia e encerre as coisas no prazo.
É uma pequena mudança com um grande impacto e que tornou minha vida muito mais produtiva e ágil. E pode fazer o mesmo por você.