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Eu uso minha conta principal do Gmail há cerca de 20 anos e estou muito orgulhoso de como a mantive. Minha caixa de entrada não está lotada de e-mails não lidos, meu armazenamento nunca ficou cheio e configurei centenas de filtros para enviar e-mails inúteis diretamente para a lixeira. Não uso nenhuma ferramenta de terceiros para controlar esse caos e estou aqui para compartilhar todos os hacks que configurei para manter minha caixa de entrada do Gmail sob controle.
Gerencie assinaturas de e-mail para controlar o caos da sua caixa de entrada
Você deve começar a limpar sua caixa de entrada examinando todas as suas assinaturas de boletins informativos por e-mail. No passado, fui culpado de assinar muitos boletins informativos e sobrecarregar minha caixa de entrada. O que começou como uma ótima maneira de ler coisas interessantes acabou sendo mais uma tarefa que simplesmente não consigo cumprir. Em algum momento, você terá que abandonar esses boletins informativos não lidos. Você pode começar cancelando manualmente a assinatura dos boletins informativos que não irá ler. Como alternativa, você pode mover essas assinaturas para um endereço de e-mail diferente, para manter uma caixa de entrada apenas para leitura.
Você também pode tentar usar aplicativos de leitura posterior para receber e ler seus boletins informativos. Estou usando o Readwise Reader atualmente e ele me permitiu ler muito mais do que quando esses e-mails acabavam na minha caixa de entrada. Se o seu problema é que você assinou muitos e-mails promocionais que são basicamente lixo eletrônico, você também pode considerar usar as ferramentas integradas do Gmail para cancelar a assinatura de listas de e-mails promocionais.
Use quantos filtros você puder
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O Gmail possui filtros poderosos que podem excluir automaticamente e-mails indesejados. Sim, você pode selecionar vários e-mails e clicar no botão Denunciar spam para se livrar deles. Isso move esses e-mails para spam, mas às vezes vejo e-mails recorrentes do mesmo remetente ainda chegando à minha caixa de entrada, mesmo depois de fazer isso. Então comecei a usar os filtros do Gmail para banir spammers recorrentes para a lixeira. Você pode fazer isso selecionando vários e-mails indesejados de diferentes remetentes dos quais você não deseja mais receber notícias e clicando no botão de três pontos na visualização da web do Gmail. Então, escolha Filtre mensagens como estase o Gmail preencherá automaticamente a lista de filtros com todos esses remetentes. Selecione Procurare no próximo pop-up, verifique Exclua-oe Aplique também filtro às conversas correspondentes. Por fim, selecione Criar filtro.
Isso moverá automaticamente todos os e-mails desses remetentes para a lixeira e evitará que mais e-mails deles acabem na sua caixa de entrada.
Os filtros de pesquisa são seus melhores amigos
Quando sua caixa de entrada já estiver cheia, ou perto disso, você deve tentar alguns filtros de pesquisa para identificar os e-mails que ocupam o máximo de espaço em sua caixa de entrada. O mais útil é o filtro “Tamanho”. Por exemplo, na barra de pesquisa do Gmail, você pode digitar Tamanho: 20me os resultados serão direcionados para e-mails com tamanho acima de 20 MB. Substitua o número por 15, 10 ou qualquer outro número e você verá e-mails acima desse tamanho. Você pode fazer backup desses e-mails se eles contiverem algo útil e, caso contrário, você pode excluir todos eles.
Use a pesquisa avançada para encontrar lixo eletrônico
Tenho muita vergonha de admitir que, quando era mais jovem, enviei muitos amigos e familiares para todos os meus amigos e familiares. Minha caixa de entrada ainda tem encaminhamentos daquela época, alguns dos quais eu também enviei para mais de 50 pessoas de uma só vez. Posso ter sido responsável por muitas correspondências indesejadas, mas nunca é tarde para expiar seus pecados. Se você clicar no ícone de três linhas à direita da barra de pesquisa do Gmail, verá as opções de pesquisa avançada do serviço. Você pode usar essas opções para procurar e-mails de intervalos de datas específicos e se livrar da desordem antiga que não é mais útil (isto é, depois de terminar de se encolher). Alternativamente, você pode simplesmente usar um filtro de pesquisa para encontrar esses e-mails. Tente algo como depois: 1/1/2006 antes: 2/1/2007 para localizar todos os seus e-mails enviados em 2006.
Usar ferramentas de pesquisa avançadas é mais fácil do que filtros, porque não exige que você se lembre de vários operadores de pesquisa. Ele também torna mais acessíveis essas ferramentas de pesquisa, o que o torna uma ótima maneira de excluir e-mails antigos de sua caixa de entrada. Se ao menos eu pudesse excluí-los das caixas de entrada de outras pessoas também.
Ataque e-mails inúteis na origem
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A certa altura, fica cansativo adicionar filtros ao Gmail para manter afastados e-mails inúteis. Eu recomendo fortemente olhar os menus de configurações em vários sites para impedir o spam na origem. Sites de mídia social como Facebook, Instagram e LinkedIn são alguns dos remetentes mais populares de e-mails que ninguém solicitou. Se você acessar as páginas de preferências de comunicação, poderá interromper alguns de seus e-mails antes que eles cheguem à sua caixa de entrada. Faço questão de desmarcar todos os e-mails de todos os sites em que me inscrevo. Depois de fazer isso, esses sites ainda poderão encontrar uma maneira de enviar mais e-mails para você, mas você pode clicar no botão cancelar inscrição (geralmente presente ao lado de e-mails indesejados na seção Social ou Promoções guias) para interrompê-los facilmente ou apenas usar os filtros do Gmail para impedir que esses e-mails cheguem aos seus olhos.
Ensine ao Gmail quais dos seus e-mails são importantes
Você pode fazer com que o Gmail o ajude a separar e-mails indesejados da sua caixa de entrada. Ao lado de cada e-mail na sua caixa de entrada, você verá um pequeno ícone de seta para a direita. Ao ver um e-mail importante, você pode clicar no ícone de seta, que ficará amarelo. Isso marca o e-mail como importante e, com o tempo, o Gmail manterá esses e-mails na sua caixa de entrada e enviará o restante para outras pastas.
O que você acha até agora?
Exclua e-mails nas pastas Spam e Lixeira
O Gmail é muito bom em bloquear spam automaticamente, o que significa que muitos e-mails indesejados acabarão no seu Spam pasta. Da mesma forma, se você seguiu as etapas descritas acima, terá vários e-mails em seu Lixo pasta. Isso é útil, mas você não verá nenhuma alteração real no espaço de armazenamento do Gmail até limpar todos os e-mails. Para fazer isso, vá manualmente até essas pastas, selecione todos os e-mails dos quais deseja se livrar e exclua todos eles. Não se esqueça de verificar se você está excluindo algum e-mail importante, pois os e-mails excluídos dessas pastas não podem ser recuperados.
Certifique-se também de verificar essas pastas pelo menos uma vez por mês, porque o Google excluirá automaticamente todas as mensagens que estiverem nelas por mais de 30 dias.
Limpe o espaço do Gmail rapidamente
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O Gmail oferece uma maneira fácil e integrada de identificar o que ocupa mais espaço na sua caixa de entrada. Para começar, visite a página de limpeza de armazenamento e clique em Limpe o espaço. Ele mostrará algumas sugestões e oferecerá maneiras fáceis de limpar a bagunça do seu Gmail. Você só precisa seguir as etapas na tela para realmente prosseguir com isso.
Transforme e-mails importantes em tarefas
A dica do meu colega David Nield sobre transformar e-mails em tarefas me ajudou muito. Ao abrir um e-mail, você pode clicar no botão Adicionar às tarefas botão na parte superior, que o adiciona ao Google Tasks e transforma esse e-mail em um item de tarefa. Isso me ajuda a controlar e-mails que, de outra forma, seriam perdidos. Dessa forma, posso salvar facilmente os e-mails mais importantes e excluir o restante. Grande parte da limpeza da desordem do Gmail gira em torno do gerenciamento ativo de e-mail, e essa dica apenas me ajuda a me livrar rapidamente de e-mails inúteis no dia a dia.
Tente usar serviços de gerenciamento de e-mail de terceiros
Normalmente, odeio recomendar serviços de terceiros para gerenciar o caos de e-mail. Isso ocorre porque usá-los significa que você precisa dar às empresas que os fabricam acesso à sua caixa de entrada, o que é um pesadelo de privacidade e segurança. No entanto, eu já usei o SaneBox para ajudar um amigo a reduzir sua caixa de entrada de 50.000 não lidas para cerca de 10.000 em um dia, ao mesmo tempo que configurei maneiras de evitar que sua caixa de entrada ficasse sobrecarregada novamente. Foi examinado pelo Google e pelo Leviathan Security Group, o que significa que posso recomendar pelo menos este serviço com bastante segurança. O site irmão do Lifehacker, PCMag, também deu à Sanebox uma crítica elogiosa.
Você pode experimentar o serviço gratuitamente usando o teste de 14 dias. Durante esse período, você pode usar o recurso de limpeza profunda de e-mail para se livrar rapidamente de vários e-mails indesejados.
