Nossa caixa de entrada de e-mail raramente é mais apenas uma caixa de entrada de e-mail. É efetivamente uma lista contínua de reuniões às quais voltar, tarefas a serem concluídas e coisas a serem observadas. A lista continua.
Entre e-mails que precisam de respostas e e-mails que me lembram de respostas, sua caixa de entrada do Gmail agora é uma lista de tarefas glorificada.
Eu tentei tudo ao meu alcance para domar esta fera. Sejam pastas, filtros ou rótulos. Eu até experimentei aplicativos e sistemas que afirmam ajudar você a zerar a caixa de entrada.
Ou eles não funcionam ou exigem que você siga um sistema que, na melhor das hipóteses, não é intuitivo.
Resumindo, minha caixa de entrada sempre voltava com milhares de e-mails não lidos em poucos dias, e acabo perdendo coisas que realmente importavam.
Então, decidi fazer algumas mudanças. Principalmente, essa mudança foi parar de tratar minha caixa de entrada do Gmail como espaço de armazenamento e tratá-la mais como uma ferramenta de tomada de decisão, parte do meu conjunto de produtividade diária.
E é surpreendentemente simples também.
Acabei de começar a usar o recurso integrado do Gmail Adicionar às tarefas recurso. Isso mudou meu relacionamento com o e-mail e me ajudou a separar meu trabalho do ruído e a obter mais controle sobre minha caixa de entrada. Veja como.
Transformei o Gmail em um gerenciador de tarefas leve e finalmente abandonei meus aplicativos de tarefas – veja como
Minha caixa de entrada parou de parecer um problema que eu precisava resolver separadamente
O e-mail é ambíguo, as tarefas não são
Forçar a tomada de decisão no momento certo
Ao contrário da opinião popular, o maior problema do email não é o grande volume. Isso é administrável, ou pelo menos ignorável.
O problema é a ambigüidade disso.
Quando um e-mail está disponível, ele contém partes iguais de informação e um lembrete constante de que você precisa realizar uma tarefa. Isso pode ser útil, mas não em volume.
Além disso, toda vez que você examina uma caixa de entrada cada vez maior, você é forçado a dar uma olhada em uma pilha existente de e-mails que você já processou mentalmente.
Não é exatamente uma paralisia de decisão, mas certamente adiciona carga cognitiva a um dia agitado. Pode ser cansativo mesmo se você não cuidar disso conscientemente.
Usando o Adicionar às tarefas função resolve isso forçando você a tomar uma decisão no momento certo. Ou seja, quando você abre o e-mail.
Quando chega um e-mail, eu o leio imediatamente e tomo medidas a respeito. Se o e-mail exigir ação imediata, a resposta é clara.
Se for necessária uma ação em um horário ou data específica, eu adiciono-a ao Google Tasks diretamente do Gmail. Um clique, uma data de vencimento, se necessário, e sai da minha caixa de entrada.
A tarefa é vinculada automaticamente ao e-mail original, para que nunca perca o contexto.
E se a resposta for não, o trabalho do e-mail está concluído. Eu arquivo o e-mail imediatamente ou o excluo se for spam.
Isso pode parecer uma maneira muito básica de lidar com uma tarefa aparentemente difícil, mas experimente. É difícil exagerar o impacto que isso causa.
Minha caixa de entrada não é mais um lugar que me deixa ansioso. Em vez disso, transformei-o num multiplicador de produtividade.
Esse rápido processo de tomada de decisão também tornou minha caixa de entrada de e-mail muito mais leve. O que costumavam ser centenas, senão milhares, de e-mails não lidos, agora é basicamente resolvido a cada poucas horas.
Melhor ainda, estou bastante confiante de que não estou perdendo nada importante.
À medida que você começa a usar o sistema, você também passa a confiar mais nele como um companheiro de produtividade, o que ajuda a manter sua caixa de entrada mais limpa.
Por que deixar e-mails não lidos nunca funcionou para mim
As tarefas transformam a intenção em algo em que você pode agir
Antes de começar todas as tarefas complementares de música e dança, usei minha caixa de entrada de e-mail com, digamos, a abordagem clássica.
Eu deixaria e-mails importantes não lidos ou os marcaria como não lidos para poder voltar a eles. Isso faz sentido no papel, mas na prática raramente faz.
Veja, uma caixa de entrada de e-mail não é estática. Você acha que retornará a um e-mail, mas a essa altura, 10 ou mais já se acumularam em cima dele.
No momento em que você lê os novos e-mails, você já fez uma verificação mental ou passou para uma tarefa e se esqueceu daquele e-mail do final da pilha que era realmente importante.
O Tasks corrige isso movendo o que você precisa fazer do e-mail para um local projetado especificamente para isso.
Uma tarefa tem uma data de vencimento e uma sensação de progressão. Pode ser marcado como completo; um e-mail não pode.
Ao transformar e-mails em tarefas, você não apenas reorganiza sua caixa de entrada; você também converte sua intenção em uma estrutura acionável.
A abordagem também é bem dimensionada. Sejam alguns e-mails por dia ou cem, o processo permanece o mesmo.
Além disso, ter um aplicativo de tarefas dedicado permite que você se concentre em agir, em vez de se perder nos e-mails recebidos ou procurar as tarefas que precisa realizar.
É simplesmente mais eficiente transformar seus e-mails em tarefas e está integrado ao Gmail.
Ganhos de produtividade sem sobrecarga mental
Usar o processo me tornou mais produtivo. Não apenas por meio de ganhos de eficiência, mas também pela redução da carga mental de procurar atividades acionáveis em dezenas de tarefas.
A caixa de entrada zero é um subproduto bem-vindo, mas não é o objetivo aqui. Se não consigo acertar, sei que é porque tenho tarefas pendentes.
Se você já sentiu que sua caixa de entrada está adiantada, tente usar o Adicionar às tarefas função. Isso pode desbloquear uma maneira totalmente nova de trabalhar para você. Foi o que aconteceu comigo.
