Como a maioria das pessoas, experimentei muitos gerenciadores de tarefas. Eu alternei entre aplicativos Android de terceiros, como Todoist, TickTick e Notion.
No entanto, nada realmente funcionou. Eu estava ficando sobrecarregado com o número de listas que precisava manter e com as decisões sobre a que lugar pertencia uma tarefa.
Mas em algum momento percebi que estava gastando mais tempo gerenciando tarefas do que realizando-as. O ponto de ruptura foi a falta de contexto. A maioria das minhas tarefas nem começou como tarefas.
Eles começaram como e-mails, com solicitações, acompanhamentos, aprovações e compromissos na minha caixa de entrada. Embaralhá-los em um aplicativo separado parecia um trabalho árduo.
Então, em vez de adicionar outro sistema, tentei algo mais simples.
Transformei o próprio Gmail em um gerenciador de tarefas leve, exatamente onde o trabalho já estava acontecendo.
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Credit: Lucas Gouveia / Android Police
Um dos motivos pelos quais a maioria dos gerentes de tarefas nunca me apoiou foi que eles tratavam todas as tarefas da mesma forma.
Uma resposta rápida, um acompanhamento de uma reunião e um projeto de longo prazo terminaram como caixas de seleção idênticas, o que fez minha lista de tarefas parecer mais pesada do que precisava.
Percebi que o problema era como eu estava definindo as tarefas.
Quando recuei, percebi que muitas das minhas “tarefas” não eram tarefas. Eram e-mails que eu precisava responder, decisões que precisava tomar ou informações que precisava consultar mais tarde.
Ao forçar tudo em um gerenciador de tarefas tradicional, eu estava duplicando o trabalho.
Se um e-mail demorar menos de dois minutos, eu trato dele imediatamente. Se precisar de acompanhamento, torna-se uma tarefa. Se for puramente informativo, permanece arquivado.
Depois que parei de tentar extrair tarefas do e-mail e passei a trabalhar nele, gerenciar minha carga de trabalho ficou mais simples.
Transformando e-mails em tarefas (sem sair do Gmail)
O recurso que fez esse sistema clicar fica bem à vista na interface da área de trabalho do Gmail.
Abra o Tarefas painel na barra lateral direita, arraste um e-mail para ele e o Gmail transforma instantaneamente essa mensagem em uma tarefa.
A tarefa herda o assunto do e-mail como título, inclui um link direto para a mensagem original e sincroniza automaticamente com o Tarefas do Google aplicativo.
No aplicativo móvel, você pode abrir um e-mail, tocar no ícone de menu de três pontos na parte superior e selecione Adicionar às tarefas.
O que torna isso tão eficaz é a sensação de fricção.
Não preciso copiar detalhes, trocar de aplicativo ou decidir como formular a tarefa. Posso renomeá-lo imediatamente para algo acionável, como “Responder com edições”, “Enviar fatura” ou “Revisar documento” e seguir em frente.
O e-mail original permanece anexado, para que o contexto nunca seja perdido. Se eu precisar verificar um anexo, reler um tópico ou confirmar um prazo, basta um clique de distância.
Você pode criar várias tarefas rapidamente clicando nas caixas de seleção ao lado dos e-mails e arrastando-os para a caixa de seleção. Tarefas painel.
Usando o Google Tasks para tudo que não seja um e-mail
Credit: Lucas Gouveia / Android Police
Depois que o Gmail e o Google Tasks se tornaram meu padrão para tarefas baseadas em e-mail, a questão óbvia era o que fazer com todo o resto, como ideias, lembretes e tarefas pessoais.
Qualquer coisa que não começasse como um e-mail ia direto para o Google Tasks. Eu os adicionaria manualmente no aplicativo Tarefas do meu telefone ou na barra lateral do desktop.
Mantenho os títulos curtos e resisto à tentação de organizar demais.
O segredo era tratar as Tarefas como algo abrangente, e não como um planejador. Era para onde iam as coisas inacabadas, para que não ocupassem espaço mental.
Onde essa configuração falha e por que eu a mantenho mesmo assim
Minha configuração do Gmail e Tarefas não é perfeita e não vou fingir que substitui todos os recursos de um gerenciador de tarefas dedicado.
O Google Tasks é intencionalmente simples. Ele não oferece suporte a um sistema de marcação, hierarquias de projetos ou análises integradas ou relatórios de produtividade.
Se você gerencia projetos grandes e de várias etapas com dependências e cronogramas, esse sistema parecerá limitante.
Também não é ótimo para planejamento de longo prazo. Embora você possa adicionar prazos em Tarefas, ele não oferece recursos avançados como modos de planejamento semanal, balanceamento de carga de trabalho ou acompanhamento de progresso; coisas que aplicativos como TickTick e Todoist fazem bem.
Se você confia nesses recursos para se manter motivado, o Google Tasks pode parecer básico.
Mas é por essa simplicidade que a mantenho.
Já estou morando dentro do ecossistema do Google. O Gmail fica aberto o dia todo, enquanto o Google Agenda cuida da minha programação. E o Google Tasks se integra a ambos. Não há uma caixa de entrada separada de coisas para processar.
Com o Gmail e o Tarefas trabalhando juntos, posso criar tarefas facilmente enquanto leio um e-mail, e não mais tarde, quando posso esquecer.
Cada tarefa leva de volta ao e-mail original, então não preciso copiar detalhes, colar links ou me perguntar por que adicionei algo.
Para o trabalho diário, isso é muito mais útil do que um poderoso gerenciador de tarefas.
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A beleza de usar o Gmail como gerenciador de tarefas
Depois de anos alternando entre aplicativos de tarefas dedicados, finalmente encontrei um sistema que funciona porque se adapta perfeitamente à forma como já trabalho.
O Gmail, emparelhado com o Google Tasks, mantém meus itens acionáveis em destaque, sem me pedir para manter outro aplicativo ou ecossistema.
No entanto, não é perfeito. Faltam visualizações avançadas de projetos, lembretes para fluxos de trabalho complexos e alguns dos recursos gamificados que outros gerenciadores de tarefas oferecem.
Mas para mim, a simplicidade é o ponto.
O Gmail se tornou meu gerenciador de tarefas leve e sempre acessível, que ajuda a manter meu dia organizado sem parecer trabalho extra.
