Você conhece o cenário: você tem vários e-mails não lidos. Quanto mais chegam, mais ansioso você fica – e mais procrastina em classificá-los. Como você decide quais responder e em que ordem?
Mesmo quando a quantidade de não lidas não é excessiva, sua escolha pode determinar como será seu dia de trabalho. Em geral, você deve escolher um lado entre a abordagem último a entrar, primeiro a sair (LIFO) ou primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) – e, na minha opinião, a melhor escolha é LIFO.
O que são LIFO e FIFO?
LIFO e FIFO são termos que vêm do mundo financeiro – respectivamente, significam “último a entrar, primeiro a sair” e “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Eles são frequentemente usados por contadores para descrever o estoque, mas podem se referir a qualquer coisa onde os itens estão chegando, como, bem, e-mails. Nesse contexto, refere-se à prática de responder primeiro às mensagens não lidas mais antigas ou mais recentes e, a partir daí, seguir na direção oposta.
Por que o LIFO é melhor que o FIFO para gerenciamento de e-mail?
LIFO, ou a prática de responder aos e-mails mais recentes antes dos mais antigos, é mais comum do que FIFO por um bom motivo: seus e-mails mais recentes são os que têm maior probabilidade de serem urgentes, relevantes ou bloquearem ativamente o trabalho de outra pessoa à medida que ficam sem resposta. Enquanto isso, quanto mais antiga uma mensagem fica, maiores são as chances de a janela para uma resposta perfeita já ter se fechado. Nesse ponto, estressar-se com isso não o torna magicamente mais pontual, apenas o deixa mais lento. Concentrar-se no que está bem à sua frente ajuda você a permanecer responsivo e no controle de sua carga de trabalho atual, que geralmente é o que seu trabalho (ou vida) realmente recompensa.
“Mas e se eu deixasse os mais velhos por muito tempo?” você se preocupa. Não faça isso – se algo do passado for realmente urgente ou importante, você receberá um acompanhamento e, mesmo que isso possa ser embaraçoso para você, de qualquer maneira, o conteúdo mais antigo em questão será lançado no território LIFO. O LIFO baseia-se essencialmente na ideia de que os problemas mais antigos serão resolvidos por si próprios ou serão trazidos de volta à sua atenção, se for necessário. É como se dar graça pelo que você perdeu e focar naquilo que você pode cuidar agora. Funciona melhor se você confiar nele quando for necessário, mas se comprometa a lidar com as mensagens recebidas de maneira mais oportuna no futuro. Se você perder muitos e-mails e precisar receber muitos acompanhamentos, sua reputação será prejudicada. É por isso que o LIFO funciona melhor em geral: depois de criar o hábito de responder ao último a entrar, você eventualmente deixará de receber mensagens do primeiro a entrar.
O que você acha até agora?
Claro, pode haver momentos em que você não consegue um acompanhamento ou realmente sente falta de algo importante do passado. Mais ou menos um dia por semana, use o tempo que você bloqueou para que seu gerenciamento de e-mail funcione no modo FIFO, analisando seus e-mails em ordem cronológica inversa para ter certeza de que não perdeu nada importante. No entanto, usar o FIFO de forma muito consistente pode ter consequências negativas. Se você está sempre trabalhando em tarefas do passado, corre o risco de perder tarefas mais recentes e urgentes que precisam de atenção imediata. Reserve um dia de vez em quando e use seu tempo para lidar com assuntos urgentes no dia a dia.
Um elemento importante de qualquer estratégia é o tempo. Certifique-se de reservar um tempo para gerenciamento de e-mail todos os dias, de preferência usando uma tática de agendamento como timeboxing. Dedicar um tempo específico e ininterrupto ao gerenciamento da sua caixa de entrada torna isso mais viável e garante que você realmente lidará com os e-mails, enquanto respondê-los esporadicamente ao longo do dia abre a possibilidade de se distrair ou procrastinar com mais frequência.
Se você está lutando para adotar uma mentalidade LIFO, considere o método “um toque”. Com essa abordagem mais intensa, você se compromete a abrir todos os emails assim que recebê-los. Isso o forçará a criar um hábito que fará com que você nunca deixe nenhum e-mail escapar de você. Abra o e-mail, responda-o e exclua-o ou arquive-o, dependendo se você precisar dele mais tarde. Se não exigir resposta, melhor ainda. Programe todas as tarefas necessárias em sua lista de tarefas e siga em frente. É mais provável que você conclua a tarefa quando precisar, simplesmente porque está prontamente ciente dela, porque abriu a mensagem assim que ela chegou.
