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Ao iniciar um projeto complexo, pode ser difícil saber por onde começar, mas não se você estiver usando o “método de ação”, uma técnica de produtividade que exige que você veja tudo o que faz como um projeto. Um “projeto” pode ser limpar sua casa, fazer uma apresentação em uma reunião ou responder a todos os seus e-mails remanescentes. Basicamente, é qualquer tarefa maior que pode ser dividida em tarefas menores, sejam elas pessoais ou profissionais. O objetivo dessa mudança em sua mentalidade é fornecer uma estrutura para cada tarefa que você precisa realizar, para que você gaste menos tempo lutando contra a desorganização.
Quando você tem um monte de pequenas tarefas para fazer, é fácil perder de vista os objetivos maiores que você tem. Criar projetos que visam aproximar-se desses objetivos não apenas o ajudará a fazer mais, mas também a manter o foco. Veja por que faz sentido reformular seu pensamento em torno dos projetos e como fazer com que o método de ação funcione para você.
Qual é o método de ação?
Conforme observado, o método de ação procura ajudá-lo a aumentar sua produtividade e a trabalhar de forma mais eficaz, organizando suas tarefas diárias, bem como seus objetivos de longo prazo, em projetos e, em seguida, dividindo esses projetos em etapas viáveis. A estrutura básica vem de Scott Belsky, que expôs o método em seu livro de 2010, Making Ideas Happen: Overcoming the Obstacles Between Vision and Reality.
O método de ação nasceu quando Belsky, cofundador do Behance, procurou ajudar profissionais criativos a lidar com a ineficiência, a desorganização e o caos geral das carreiras controladas pela burocracia. A intenção por trás disso é não apenas organizar suas ideias, mas desenvolver um plano de ação para executá-las.
O nome “método de ação” sugere isso, mas é um pouco mais complexo do que outras técnicas de produtividade baseadas em ação, como “comer o sapo” ou a regra dos dois minutos. Com esses métodos, sua diretriz geral é mergulhar nas tarefas principais imediatamente e com relativamente pouca reflexão. Tratam, em essência, de acção – mas o próprio método de acção envolve mais planeamento, por mais contra-intuitivo que isso possa parecer.
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Como funciona o método de ação?
A parte de “ação” do método de ação vem depois que você organiza seus projetos em três categorias: etapas de ação, referências e bastidores. Uma boa forma de fazer isso é fazer uma planilha com três colunas, uma para cada categoria, e uma aba de planilha diferente para cada projeto.
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Etapas de ação são as tarefas específicas que você precisa realizar e aquelas que possuem ações por trás delas – como as etapas necessárias para preparar uma apresentação ou limpar a sala de estar. Se seu objetivo geral é limpar a casa antes que sua sogra chegue em cinco dias, suas etapas de ação podem incluir a compra de materiais com poucos recursos ou a estruturação de um cronograma para como e quando você cuidará dos diferentes cômodos.
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Referências cobre qualquer informação extra necessária para realizar essas tarefas, como artigos que fornecem pesquisas básicas, e-mails detalhando o que precisa ser feito ou tutoriais que você planeja fazer; cole ou coloque links para esses materiais aqui. No exemplo da limpeza, isso pode incluir uma lista de verificação ou uma lista de compras.
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Queimadores traseiros são objetivos mais nebulosos que não precisam ser alcançados agora e podem ser grandiosos, mas devem usar os itens de ação como base. Por exemplo, se o objetivo da apresentação em sua coluna de ação é garantir um novo cliente, um segundo plano pode ser garantir 10 novos clientes até o final do ano. Limpar toda a casa e mantê-la limpa também pode ser algo secundário. Ao designar os back-burners antecipadamente, você mantém o ritmo. Neste caso, você não está apenas limpando antes de sua MIL chegar lá, mas estabelecendo as bases para manter uma casa totalmente limpa muito depois de sua partida e usando sua chegada como ponto de partida acionável. Eventualmente, projetos de limpeza mais sustentados e de longo prazo substituirão os mais imediatos nas guias “ação” e “referências”.
Você pode usar o método off-line se for uma pessoa que trabalha melhor usando um planejador diário físico, mas sua planilha será suficiente, desde que você a verifique todos os dias e a use como motivação para começar e acompanhar seus itens de ação. Você sempre pode adicionar mais guias à medida que realiza as tarefas, além de adicionar novas referências e itens secundários relacionados às metas de cada guia existente, mas o segredo é monitorar suas tarefas acionáveis e, depois de delinear claramente como elas se relacionam com metas mais amplas, prossiga com elas imediatamente. Se você precisar de motivação adicional, a planilha fornece um resumo fácil de como eles se relacionam com seus planos gerais.
Dessa forma, o método mostra as etapas exatas que você precisa seguir imediatamente para riscar um item da sua lista, mas também ilustra como esses esforços levam a seus objetivos maiores – mas há algumas armadilhas potenciais a serem lembradas. Por exemplo, não ajuda você a priorizar entre projetos. Para isso, inclua uma técnica de priorização como o Método ABC ou o Inventário de Compromisso de Forster, que pode ajudá-lo a determinar quais projetos e etapas abordar primeiro. Além disso, saber o que precisa ser feito é apenas metade da batalha, então familiarize-se com conceitos como a lei Yerkes-Dodson, que determina quando você se sentirá mais produtivo em relação aos seus prazos, para que possa definir as etapas de ação quando elas fizerem mais sentido.
