Você já acordou e ficou com medo imediato porque o dia que tem pela frente está muito ocupado? Isso acontece comigo o tempo todo e é, francamente, uma forma miserável de cumprimentar a manhã, dando um tom igualmente miserável para o dia. Simplesmente não prepara você para ter uma experiência positiva ou ser produtivo. No entanto, existe uma maneira de endireitar o navio rapidamente e transformar todas essas tarefas em motivação. Chama-se “despejo cerebral” e você deve tentar fazer um pela manhã para ter um dia mais produtivo e tranquilo.
O que é um despejo cerebral?
Um despejo cerebral é semelhante a um brainstorming, exceto que você está na verdade (figurativamente) despejando o conteúdo do seu cérebro. Nesse caso, você os está despejando em um caderno, agenda ou documento digital. O confiável e antigo dicionário Merriam-Webster define um despejo cerebral como “o ato ou uma instância de expressar e registrar de forma abrangente e acrítica os pensamentos e ideias de alguém”. Quando você faz isso para produtividade, essa parte “acriticamente” é importante. Basta anotar cada coisa que você precisa fazer durante o dia. Não categorizar ou priorizar nada; você chegará a isso.
Um despejo cerebral pode incluir qualquer coisa, desde “terminar o grande projeto no trabalho” até “levar o cachorro ao tratador” e “comprar os ingredientes para o bolo de aniversário do meu filho”. Pode incluir coisas ainda menores, como “levar papel higiênico substituto para o banheiro” ou “ligar para a mamãe”. Não tenha medo de anotar tudo o que surgir nos próximos dias, se essas coisas estiverem pesando em sua mente hoje.
Por exemplo, acabei de ler um antigo que mantive (mais sobre isso em um minuto) e percebi tarefas de todas as áreas da minha vida: terminar minha lista de grandes propostas de histórias (trabalho), fazer meus acréscimos a uma planilha conjunta (trabalho), enviar meus convites para festa de aniversário (pessoal), verificar a turma para a qual estou na lista de espera (escola), fazer meus cílios (pessoal), preparar minha roupa para a limpeza (pessoal), enviar meu computador para a loja (trabalho, pessoal e escola). Havia muito mais do que isso, mas essa é a ideia.
Seu objetivo ao despejar o cérebro deve ser ver o volume de tarefas e sentir o peso de lembrar de todas elas saindo de seu cérebro. Mesmo se você parasse por aqui, com essa confusão de responsabilidades e tarefas, você as teria todas anotadas e poderia parar de pensar nelas continuamente. Mas você ainda não terminou aqui.
Priorize seu despejo cerebral
Agora que você tem todas as tarefas anotadas em algum lugar, é hora de priorizá-las. Meu método de priorização favorito é a Matriz de Eisenhower, que força você a identificar quais tarefas são urgentes e importantes; não urgente, mas importante; não é importante, mas urgente; e não é urgente e nem importante. Você faz isso desenhando uma matriz onde o eixo X representa urgência (oportunidade) e o eixo Y representa importância e, em seguida, escreve cada tarefa dentro de um dos quadrantes criados.
Existem outros métodos de priorização, como transformar suas tarefas em dados numéricos ou atribuir-lhes uma nota por letras, então sinta-se à vontade para brincar com diferentes sistemas até encontrar um que funcione para você. Apenas lembre-se de levar em consideração os elementos humanos mais subjetivos que essas técnicas objetivas podem ignorar. Claro, algo pode ser entregue em três semanas, então não é oportuno, mas se estiver pesando muito sobre você e impactando o trabalho que você está fazendo em outras coisas agora, pode valer a pena acabar com isso.
O que você acha até agora?
Você também pode experimentar o Kanban, que pede que você classifique seu trabalho nas categorias “tarefas pendentes”, “fazendo” e “concluído”. Se você estiver optando pelo Kanban, use um lápis que você pode apagar ou crie um quadro grande e coloque as tarefas em post-its, para que você possa movê-las pelos estágios de conclusão. Kanban é menos útil para priorização do que Eisenhower, mas ajuda você a visualizar onde você está com todas essas tarefas, o que é útil da mesma forma que o brain dump: você precisa ver tudo organizado para não perder seu dia tentando lembrar o que precisa ser feito e em que fase está.
Como eu disse acima, consegui encontrar um antigo despejo cerebral e verificar o que havia nele. Isso porque adotei um sistema bastante fluido. Eu uso o aplicativo de anotações do meu telefone, não um bloco e um lápis, e não faço isso apenas uma vez pela manhã. Na verdade, adiciono coisas à medida que me lembro delas, durante todo o dia. Eu as verifico à medida que são concluídas e, depois de algumas semanas, quando o documento de anotações está cheio de dezenas de tarefas, movo as que não foram feitas para um novo documento e começo de novo. Para mim, escrever algo no segundo em que me lembro que tenho que fazer isso – como levar papel higiênico extra para o banheiro para substituir o rolo, que sempre esqueço e causa uma situação difícil por causa disso – me ajuda tremendamente. Ele mantém as tarefas em mente, mas quando ocorre um momento de inatividade ou paralisia de decisão, também posso verificar minha anotação para ver o que precisa ser feito. Não sou um grande priorizador. Em vez disso, sigo a regra dos dois minutos. Quando vejo algo que pode ser feito, simplesmente faço. Agora acabou. Ter uma lista dessas coisas prontas para quando eu tiver um momento livre mudou minha vida.
Por que o despejo cerebral funciona
O brain dump ajuda você a começar o dia tirando todas as suas preocupações, responsabilidades e tarefas da cabeça e colocando-as no papel, para que você possa ver o volume do que precisa ser feito sem gastar seu valioso tempo tentando lembrar o que é. Ver esse volume também acrescenta um pouco de urgência e gravidade, mas descobri que não é estressante porque metade do trabalho – lembrar e anotar o que precisa ser feito – já está feito. Eu posso simplesmente ficar ocupado. E não sou só eu: é recomendado em todas as redes sociais e na blogosfera por pessoas que dependem dele para organizar suas mentes.
Uma observação: experimente da maneira tradicional por um tempo e veja como você se sente. Se não estiver funcionando bem, considere alterar sua linha do tempo. Da mesma forma que adaptei minha técnica para fazer despejos cerebrais constantemente durante todo o dia, alguns leitores diferentes do Lifehacker disseram que preferem fazer despejos cerebrais à noite para acalmar a preocupação e o estresse com o dia seguinte. Isso é especialmente útil se você tiver dificuldade para relaxar ou dormir à noite porque está pensando em tudo o que a manhã seguinte reserva. Anote tudo o que você sabe que precisa fazer, coloque tudo no papel e tire da cabeça, depois priorize pela manhã e mãos à obra.
