Há muitas maneiras de definir um cronograma, desde usar um planejador de papel e caneta até pegar alguns marcadores de quadro branco e rabiscar no relógio. Eles variam do tedioso ao totalmente arcaico, mas existe uma técnica para cada um. Um método que passei a gostar tem como objetivo funcionar, dando-lhe mais informações sobre como você gasta seu tempo – e ajudando-o a administrar seu dia minuto a minuto. É chamado de bloqueio de tempo.
O que é bloqueio de tempo?
O bloqueio de tempo é o ato de organizar sua programação para que todas as atividades que você precisa realizar em um dia sejam contabilizadas visualmente. Idealmente, você fará isso usando uma ferramenta de calendário digital como o Google Calendar ou o iCal, mas é possível com um planejador e alguns marcadores. Mesmo que você esteja anotando tudo à mão em um pedaço de papel, considere a aparência de um Google Agenda antes de começar. Cada dia é representado por uma coluna dividida em incrementos de 15 minutos, da meia-noite às 23h59. Quando você adiciona uma reunião ou compromisso ao calendário, uma caixa aparece e preenche o espaço que representa quanto tempo o evento levará do seu dia.
Com o bloqueio de tempo, seu objetivo é preencher toda a coluna com caixas, sem deixar espaços em branco. Até mesmo seus períodos de descanso devem ser marcados como tal (e sim, você precisa de períodos de descanso para ser mais produtivo, então não pule esses). Nenhuma atividade – desde tomar café da manhã até fazer tarefas e ligar para sua mãe – é pequena demais para ser adicionada à lista. Aí você consegue classificar tudo com uma cor bonita (quando se trata de gerenciamento de tempo, você tem que encontrar sua própria diversão).
Como criar um cronograma de bloqueio de tempo
Comece fazendo uma lista de tudo que você fará amanhã. Por exemplo, você pode acordar, conferir as notícias, tomar banho, fazer café, ir para o trabalho, tomar café da manhã, responder e-mails, participar de uma reunião, almoçar com um velho amigo, trabalhar em um projeto, ir para casa, levar as crianças para um jogo de beisebol, jantar, jantar, assistir seu programa favorito, preparar-se para dormir, ficar acordado pensando nas mudanças climáticas e realmente dormir. Obtenha granularidade aqui. À primeira vista, você pode pensar que sua lista de tarefas em um determinado dia é apenas algo como “cumprir prazos no trabalho” e “marcar uma consulta médica”, mas pense em todo o resto, como preparar seu almoço, dirigir até os locais, parar para abastecer, etc.
Depois de escrever a lista exaustiva das tarefas do seu dia, anote quanto tempo cada uma pode (ou deveria) levar. Esta parte exigirá prática porque tendemos a nos dedicar muito tempo às tarefas – e isso é ruim por vários motivos. Primeiro, você precisa de um pouco de urgência e estresse (mas não muito) para se tornar produtivo, portanto, precisa de um tempo limitado. Em segundo lugar, quanto mais você se dedicar ao trabalho, mais você prolongará esse trabalho – e menos será feito. Reserve algumas semanas para começar a reduzir o tempo que você estima que cada tarefa levará, mas comprometa-se a, eventualmente, reduzir essas janelas.
Em seguida, pegue o papel (ou abra o software) que você está usando para bloquear o tempo e insira cada evento e responsabilidade, de acordo com o tempo que você reservou para isso. Se quiser ver como está dividindo o seu dia, escolha cores diferentes para classificar as tarefas, como azul para higiene/banho, amarelo para trabalho e verde para refeições. No entanto, seja estratégico sobre quais tarefas serão eliminadas em um determinado dia. Use uma técnica de priorização como a Matriz de Eisenhower para determinar quais de suas tarefas são realmente urgentes e quais podem ser transferidas para outro dia. Em seguida, use um método de organização de lista de tarefas como 1-2-3 para dividir seu tempo diário corretamente. Lembre-se de que o tempo do seu dia é finito, então você não pode fazer tudo de uma vez. Com o 1-2-3, você seleciona uma tarefa principal, duas tarefas médias e três tarefas menores para realizar em um dia. Os menores podem ser blocos de construção para o grande ou podem ser simples atividades de manutenção, como responder e-mails ou pegar a lavagem a seco.
O truque depois disso é tratar cada caixa da mesma forma que trataria uma reunião: não remarque. Não mexa muito com isso. Honre o compromisso de tempo que isso representa, comprometa-se a realizar a tarefa no horário especificado e faça o possível para concluí-la no tempo que você reservou para fazê-la. Isso é chamado de time boxing, um conceito semelhante, mas um pouco diferente, que envolve dar a si mesmo um determinado período de tempo para fazer algo, focar apenas naquela tarefa durante esse tempo e interromper o trabalho quando o tempo acabar. Escrevi mais extensivamente sobre as semelhanças e diferenças entre o time boxing e o time block, mas tudo o que você precisa saber agora é que durante o tempo que você reserva para fazer algo em sua agenda, você deve se envolver completamente em um trabalho profundo, evitar distrações e direcionar toda a sua energia para a responsabilidade em questão. Como acontece com qualquer reunião ou evento pré-planejado, surgirão coisas que atrapalharão o cronograma, mas na ausência de uma grande reviravolta (o tipo de coisa para a qual você mudaria uma reunião de trabalho), prometa seguir seus blocos de tempo.
O que você acha até agora?
É inteligente aqui também implementar algum tipo de controle de tempo, seja isso envolvendo anotar quanto tempo suas tarefas realmente levam ou usar um software para monitorar seu trabalho, para que você possa fazer ajustes em seus blocos de tempo à medida que melhora o acompanhamento do sistema. Durante as primeiras duas semanas, você provavelmente estará adivinhando quanto tempo cada tarefa levará ao criar o cronograma, mas depois de um tempo, você deverá ser capaz de identificar se algo leva mais ou menos tempo do que o planejado e, em seguida, ajustar o cronograma para atender a essas necessidades no futuro.
A razão pela qual o bloqueio de tempo funciona
O bloqueio de tempo é apreciado por seus adeptos. Como aponta a Harvard Business Review, uma lista regular de tarefas oferece muitas opções e pouca estrutura. Adicionar o elemento tempo ajuda você a permanecer concentrado na tarefa. Fazer uma representação visual desse tempo com código de cores mantém você focado e ajuda a garantir que você sempre saiba exatamente o que deve estar fazendo. Não há mais paralisia de indecisão. Você olha para o seu Google Agenda e simplesmente sabe o que fazer e quanto tempo tem para fazer. Além disso, se você usar uma agenda compartilhada com colegas ou familiares, todos também saberão quando você estiver disponível e o que estiver fazendo.
Também ajuda você a cumprir prazos e permanecer dentro de suas diretrizes. Se você sabe que um determinado projeto ou tarefa levará 50 horas combinadas, o bloqueio de tempo ajuda a espaçá-los e abrir espaço para eles em sua agenda, permitindo que você faça as coisas em um cronograma definido sem ter que adivinhar se realmente tem tempo para isso. Se você terminar algo antes do previsto, ótimo! Vá em frente e adicione um pequeno período de folga.
Uma nota final sobre o bloqueio de tempo
O bloqueio de tempo é muitas vezes confundido com o time boxing e muitos blogs e hacks de produtividade dirão “time boxing” quando se referem ao bloqueio de tempo. O artigo da Harvard Business Review acima faz isso, por exemplo. É um erro fácil de cometer e, na verdade, em uma versão anterior deste post, chamei o bloqueio de tempo de time boxing. Contanto que você siga o plano e faça um calendário detalhado, não importa como você o chama, mas isso pode causar alguma confusão enquanto você lê outros guias, portanto, esteja avisado. Um resumo completo das diferenças entre os dois pode ser encontrado aqui.
