Estou sempre insistindo em como todos deveriam se familiarizar e começar a usar o time boxing e o time block, as técnicas que exigem que você planeje antecipadamente o seu dia inteiro, ao minuto, preenchendo todos os espaços da sua agenda com tarefas definidas. Mantenho meu entusiasmo pelos métodos, mas mesmo quando você dedica tempo ao boxe o dia inteiro, notará que acaba com alguns períodos de tempo aleatórios espalhados por toda a sua programação. Se você não tiver um plano sobre o que fazer com eles, eles se tornarão improdutivos – então comece a pensar em como você pode maximizar sua produtividade com “bolsas de tempo”.
O que são bolsões de tempo?
Os intervalos de tempo são pequenos períodos de tempo durante o dia normal que não estão realmente ocupados com nada, mas podem lhe dar uma grande vantagem quando se trata de realizar grandes projetos. Eles geralmente não são confiáveis e não aparecem no mesmo horário todos os dias, se é que aparecem todos os dias. Digamos que você reserve os primeiros 45 minutos de cada dia de trabalho para lidar com sua caixa de entrada de e-mail. Se você terminar em 30 minutos em um dia, terá 15 minutos de bônus disponíveis. Isso é um bolso de tempo.
Como fazer pausas e momentos de inatividade são essenciais para se manter produtivo, você pode pensar que é um ótimo momento para relaxar, navegar nas redes sociais ou relaxar, mas não sou um grande defensor de usar intervalos de tempo para relaxar. Em primeiro lugar, no exemplo acima, o intervalo de tempo aparece apenas 30 minutos após o início do dia de trabalho. Você provavelmente não precisa fazer uma pausa nesse momento. Em segundo lugar, você realmente deveria agendar seu tempo de inatividade. Você deve saber quando isso acontecerá com antecedência, porque também é uma parte importante para ser e permanecer produtivo. Deixar isso para os períodos de tempo imprevisíveis é uma má ideia.
Duas maneiras melhores de usar os bolsos de tempo
A primeira maneira de usar os pequenos momentos livres para fazer as coisas é comprometendo-se com a regra dos dois minutos. Isso funciona bem para períodos de tempo que você não espera, como no exemplo acima, quando você termina outra tarefa antes que o tempo alocado para ela expire. Mantenha uma lista de tarefas simples que você poderia realizar razoavelmente em dois minutos, independentemente da importância das tarefas – como recolher a louça do seu espaço de trabalho ou preencher um formulário. Sempre que você tiver um tempo inesperado, consulte sua lista imediatamente, escolha o primeiro item e execute-o. Sempre que surgir outra tarefa simples de dois minutos ao longo do dia, adicione-a à lista para ter sempre um estoque de pequenas coisas para fazer durante o tempo de inatividade não planejado.
O que você acha até agora?
A outra maneira de usar os intervalos de tempo é anotar em sua agenda quando você terá uma pequena pausa e aproveitar isso. Às vezes, você terá 15 ou 20 minutos entre reuniões ou atividades. Em vez de procurar algo para fazer com eles no momento, você deve abordar uma parte menor de um projeto maior. A melhor maneira de fazer isso é criar um quadro Kanban ou algo semelhante, dividindo grandes tarefas em tarefas menores e mais gerenciáveis. Coloque as tarefas menores de projetos maiores nos espaços de tempo óbvios de sua agenda, o que o ajudará a se manter mais produtivo e focado durante o dia e também diminuirá o quão sobrecarregado você se sente quando está trabalhando em atividades de longo prazo. Em vez de fazer tudo de uma vez, distribua o trabalho, fazendo-o naqueles bolsões onde você não tem mais nada para fazer. Nesses casos, você ainda deve confiar no timebox para fazer um registro e um cronograma claros, anotando firmemente em seu calendário que durante esses 15 ou 20 minutos você estará trabalhando em uma pequena tarefa.
