Se você já ouviu a palavra “kanban”, provavelmente se lembra dela, pois é indiscutivelmente divertido de dizer. Você provavelmente já ouviu falar dele por alguém que trabalha em um escritório corporativo, pois é extremamente popular nesse ambiente. “Kanban”, ao que parece, é mais do que uma palavra divertida ou algo praticado por aquele amigo cujo trabalho não faz sentido para você. É um sistema eficaz para agendar tarefas de uma forma altamente produtiva – e pode ser usado por qualquer pessoa, não apenas por pessoas que também usam o jargão corporativo sobre como “colocar um alfinete nisso” e “voltar”.
Não se deixe intimidar. Embora seja um pouco complicado, é apenas um método visual para determinar o que você precisa fazer, o que sua equipe precisa fazer e o que sua organização precisa fazer para atingir as metas. Pode ser bastante complicado, mas você pode fazer isso sozinho em uma escala menor para maximizar seu próprio fluxo de trabalho e produtividade.
Do que se trata o Kanban?
Kanban foi desenvolvido por um engenheiro industrial da Toyota. A própria palavra é traduzida do japonês para significar “tabuleta” ou “outdoor” e muitos fãs de kanban usam quadros brancos antigos e normais para exibir seus quadros kanban.
A ideia é que, para fazer as coisas, você precisa saber onde está em um projeto a qualquer momento: você precisa saber em que ordem as coisas precisam ser feitas, o que foi e o que não foi concluído, o que você precisa fazer cada um deles e quando cada um precisa ser concluído antes que o próximo possa começar ou o projeto esteja finalmente concluído. No seu quadro Kanban, você terá três colunas: uma é para o trabalho que ainda não foi iniciado, uma é para o trabalho que está em andamento e a outra é para o trabalho que está concluído. Você pode rotulá-los como “tarefas”, “fazendo” e “feito”.
Ao usar este sistema, todas as tarefas começam no lado esquerdo do quadro e migram através dele, fornecendo uma representação visual de onde tudo está. Além do pouco aumento de confiança que você obtém ao ver as tarefas na coluna “concluídas”, isso pode ajudá-lo a ver quanto tempo determinados processos demoram. Considere escrever a data de cada mudança de coluna para coluna sempre que mover algo para qualquer uma das três, bem como escrever a data de vencimento de cada tarefa ao lado dela.
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Como fazer um quadro Kanban
Você tem algumas opções ao tentar fazer o kanban: Você pode criar uma planilha Excel super simples com o nome do projeto na parte superior e três colunas para tarefas, tarefas e concluídos. Deixe espaço para anotações sobre atrasos, requisitos especiais ou qualquer outra coisa pertinente à competição de uma determinada tarefa. Você também pode usar software kanban pré-fabricado de empresas de produtividade como Asana e Trello, que permitem adicionar notas, arquivos e outras informações importantes, além de sincronizar com sua equipe para que todos estejam na mesma página.
Normalmente, as pessoas usam quadros brancos para isso e escrevem suas tarefas em post-its, facilitando a movimentação de uma coluna para outra. Como um gráfico de termômetro, ele é exibido em algum lugar do escritório e você pode mover os post-its que correspondem às suas responsabilidades à medida que avança no fluxo de trabalho. Se você estiver apenas fazendo seu próprio projeto, e não um projeto de equipe, poderá usar um pequeno quadro branco e mantê-lo em sua mesa.
